راهنمای جلسات Check-in

در حالیکه ممکن است تنظیم اهداف و نتایج کلیدی (OKR) نگران کننده بنظر رسد اما ارزش واقعی OKR ها در برگزاری جلسات منظم Check-in جلوه گر می شود. علاوه بر مساعدتی که جلسات Check-in برای متمرکز ساختن نیروها در موضوعات مهم می نمایند، گفتگو در این جلسات دو موضوع واقعی پر اهمیت را به ما می آموزند:

• OKR ها به چه میزان برای تیم ما ارزشمند هستند؟
• هریک از ما چگونه تغییر را در بستر تیممان تفسیر می کنیم؟

جلسات check-in خوب، باعث بهبود OKR های ما و استفاده بهینه از زمان می شود. همچنین در درک عمیقتر کار، امور و تعاملات با دیگران به ما یاری می رساند.

جلسات check-in بطریقی منظم، فرصتی هایی برای بررسی اهداف ما فراهم می‌کنند، در این جلسات مطمئن می‌شویم که OKR ها هنوز مرتبط بنظر می رسند (یا نیاز به اصلاح دارند)، فرصتی به ما می دهند که رویدادهای اخیر و تأثیر آنها بر باورهایمان به نتیجه را مرور ‌کنیم و ایضاً برخی اقدامات بعدی را برای بهبود باورهایمان طراحی و اتخاذ می‌کنیم.

دریک جلسه check-in خوب توجه خاصی به واژه what می شود. (اینکه بدنبال چه هستیم؟، OKR ها برای ما چه معنایی می دهند؟، و ما درگام بعدی چه باید انجام دهیم؟) که در طی آن قادر باشیم یک تصویر کلی از OKR ها را بدست آوریم.

یک مرور سریع برای افراد مشتاق:

آیا می خواهید چند مرحله اساسی برای شروع کار داشته باشید؟

یک قهرمان OKR را برای تسهیل جلسه Check-in تیمی انتخاب کنید. این نقش را در کل تیم به شکل چرخشی انجام دهید. از ابتدای دوره سه ماهه، شروع به برگزاری جلسات Check-in کنید. هر هفته از طریق جلسات check-in با تیم ارتباط برقرار کنید. (حتی اگر کل تیم حضور نداشته باشند)

برای هر نتیجه کلیدی:

• باور فعلی را با رای سریع مشت از یک تا پنج اندازه گیری کنید.
• از رای دهندگان با رای بالا و پایین دلایل را بشنوید.
• مشاهدات کلیدی را مورد بحث و بررسی قرار دهید.
• اختیاری: برای مشاهده تغییر نظرات، دوباره رأی گیری کنید.
• فعالیت طوفان فکری را برای بهبود باورها انجام دهید.
• به افراد اجازه دهید داوطلب شوند اما اقداماتی را تعیین نکنید.
• این اطلاعات را ثبت کنید و برای همه به اشتراک بگذارید.
• این کار را دوباره انجام دهید… و دوباره… تا زمانی که به شکل عادت در آید.

اولین جلسه Check-in ممکن است حدود یک ساعت طول بکشد و کمی احساس ناخوشایند برای حاضرین ایجاد نماید. جلسه دوم احتمالا حدود 30 دقیقه زمان خواهد برد و احساس بهتری منتقل خواهد شد. هدفتان این باشد که زمان جلسات check-in را به 15 دقیقه کاهش دهید.

به مثابه هر عادت جدید دیگر، پذیرش جلسات منظم Check-in مستلزم تشویق مستمر و تعهد قوی تیمی است. با ممارست، جلسات check-in، آموزنده، معنادار، سریع و انرژی‌بخش می‌شوند.

جلسات check-in مهمترین بخش از OKR ها

درجلسات Check-in یادگیری واقعی برای تیم‌ها اتفاق می‌افتد. این جلسات جایی هستند که تیم‌ها ارزش OKR های خود، چگونگی انجام تغییر، باورها، تعهد و تجربه هایشان برای وصول به اهداف و چگونگی انجام گامهای بعدی را منعکس می کنند. برای انجام این کار، از نسخه What استفاده می کنیم؟ (چه چیزی را واقعا می بینیم؟ چه احساسی از مشاهداتمان داریم؟ چه تصمیم روشنی درباره اقدامات بعدی می گیریم؟ جلسات check-in خوب، بدون فشار، آموزنده و قابل اجرا هستند. و موجب انجام نتایج ذیل می شوند:

• متحد کردن تیم
• مرتبط کردن اقدامات به نتایج
• ایجاد درک مشترک
• تقویت حس تعلق و مسئولیت پذیری
• کشف فرصت ها
• شناسائی راه حل های بالقوه
• مشخص کردن تغییرات و اقدامات بعدی
• جشن پیروزی برای اهداف محقق شده
• ایجاد جنبشی قدرتمند و ایجاد چرخه یادگیری

جلسات check-in خوب سه خروجی کلیدی ایجاد می کنند:

• امتیاز اعتماد: چقدر از رسیدن به این هدف مطمئن هستیم؟
• شواهد: چه مشاهداتی این احساس را در ما ایجاد می کند؟
• اقدام: برای بهبود اعتماد خود چه خواهیم کرد؟

اشتیاق برای حضور در جلسات check-in:

اشتیاق ما برای بررسی در اینگونه جلسات، بینش های ارزشمند بیشتری را در مورد سودمندی OKR ها و نحوه معرفی فرآیند آنها به تیم ها ارائه می دهد. اگر مشتاقانه منتظر بررسی OKR های خود باشیم، این نشانه واضحی است که OKR های ما نمایانگر یک چشم انداز واقعا قانع کننده از آینده هستند، که تیم مشتاق است مهارت، زمان و انرژی خود را برای دستیابی به آنها صرف کند و بر روشی روشن برای اندازه گیری نحوه وصول به آنها توافق کند. این اشتیاق همچنین نشان‌دهنده این است که فرآیند check-in، بازخورد مفیدی را ارائه می‌دهد که تیم از آن برای تصمیم‌گیری حیاتی در مورد کارهای بعدی استفاده می‌کند.

اگر از نگاه کردن به OKR های خود می ترسیم، این نشانه آن است که OKR ها نیاز به تغییراتی دارند و فرآیند check-in سنگین و پرفشار است، یا ممکن است بگوییم که نمی توانیم موفقیت های آینده را درچارچوب OKR های خود مشاهده کنیم و البته این امکان نیز وجود دارد که ما به عنوان یک تیم، به اندازه کافی برای استفاده موثر از OKR ها توانمند نشده باشیم. اگر برای برگزاری جلسات Check-in هیجان نداشته باشیم، OKR های ما و کل فرآیند OKR تا حد زیادی بی فایده خواهند بود.

شروع

برای شروع، یک قهرمان OKR اولیه برای هر تیم معرفی کنید تا افراد را دور هم جمع کند، بحث را تسهیل کند، نتیجه گرفته و آنها را به اشتراک بگذارد، و به طور کلی اطمینان حاصل شود که OKR ها برای تیم به خوبی کار می کنند. معمولاً یک مدیر پروژه این نقش را شروع می کند و سپس در طول سه ماهه به افراد مختلف محول کرده، تجربه ارزشمندی را منتقل می نماید و مسئولیت را به اشتراک می گذارد. توجه کنید که قهرمان فعلی OKR بعد از هر جلسه check-in، قهرمان بعدی را معرفی کند.

من یک ریتم هفتگی برای OKR های سه ماهه را توصیه می کنم، اما آزمایش کنید و ببینید چه دوره زمانی برای شما مناسب است. جلسات check-in هفتگی ممکن است در هر زمانی از هفته انجام شود. بسیاری از تیم‌ها این کار را در روز شنبه انجام می‌دهند و از آن برای شروع کار هفته استفاده می‌کنند، برخی این کار را در پایان هفته انجام می‌دهند و برخی دیگر آن را درست در وسط هفته قرار می‌دهند. پس برای تعیین زمان آن بهتر است که به جریان انرژی، اطلاعات و سایر تعهدات درون تیم خود توجه نمایید.

یک ریتم برای جلسات check-in پیدا کنید که با تیم شما برای بهبود کیفیت تصمیم گیری، مطابقت داشته باشد.

اگر مطمئن نیستید که به ریتم هفتگی، دو بار در هفته، دو هفته یکبار یا موارد دیگر نیاز دارید، سعی کنید ریتمی را پیدا کنید که با بهترین زمان برای بهبود کیفیت تصمیم گیری تیم شما مطابقت داشته باشد. به عبارت دیگر، تیم شما هر چند وقت یک بار نیاز به تصمیم گیری در سطح تیم در مورد نحوه پاسخگویی به اطلاعات جدید دارد؟ در برخی از تیم ها، چندین بار در هفته است ولی برای تیم های دیگر ممکن است به ماه بینجامد. این تعیین دوره زمانی، بر ریتمی که برای تنظیم OKR ها استفاده می کنید، تأثیر می گذارد.

درکتاب «تمرکز رادیکال»، کریستینا ووتکه دو مراسم هفتگی را پیشنهاد می‌کند: یک check-in صبح شنبه و یک جشن و تجلیل در بعد از ظهر جمعه. این می‌تواند بسیار سرگرم‌کننده و واقعاً انگیزه‌بخش باشد، اما اکثر تیم‌هایی که من با آنها کار می‌کنم تلاش می‌کنند تا برای دو مراسم، در ابتدای OKR خود وقت بگذارند.

اهداف را بخاطر بسپارید.

OKRهای موثر به اندازه ای خوب هستند که نتوان آنها را نادیده گرفت. آن‌ها به اندازه‌ای مورد بحث قرار گرفته اند که بدون سردرگمی یا اختلاف نظر درذهن ما حک شده باشند. به همین دلیل است که آنها باید کوتاه، واضح و معدود باشند. با این وجود، در شروع جلسه check-in ، مطمئن شوید که تیم، نتیجه کلیدی را در دسترس و جلوی خود دارد. توجه داشته باشید که لازم است از کسی بخواهید قبل از مرحله بعدی آن را با صدای بلند بخواند.

اندازه گیری اعتماد (و نه میزان پیشرفت)

یک یادداشت سریع برای افرادی که دغدغه توسعه سازمان را دارند:

مدل چرا؟ (چه چیزی را واقعا می بینیم؟ چه احساسی از مشاهداتمان داریم؟ چه تصمیم روشنی در باره اقدامات بعدی می گیریم؟) همانگونه که درمی یابیم با مشاهدات شروع می شود، سپس به احساس و اقدامات تبدیل می شود. (درست همانطور که کریس آرگریس می خواست.) در مورد جلسات check-in، من متوجه شده ام که شروع با ارتباط عاطفی به جای یک “گزارش” در مورد رویدادهای اخیر، راه بسیار سرگرم کننده و انرژی زا تری برای آغاز گفتگو است. این روش به ما کمک می کند تا به خود عاطفی مان ضربه بزنیم و جرقه ای از اشتیاق در مورد این نتیجه کلیدی خاص پیدا کنیم. اگر افراد دارای نظرات قوی یا احساسات خوبی در باره نتایج کلیدی هستند، خبر امید بخشی است. توجه داشته باشید که این یک شاخص اولیه مهم است اگرمتوجه شویم که نتیجه کلیدی برای افراد الهام بخش و هیجان بخش است. در موارد استثنایی ممکن است یک نتیجه کلیدی یا کل OKR متعلق به یک فرد یا زیرگروه کوچک در یک تیم باشد، اما ما عموماً نتایج کلیدی می خواهیم که در کل تیم طنین انداز شود و همه احساس تعلق قوی و هیجان داشته باشند.

بخاطرداشته باشید که OKR ها تغییری را که تصور می کنید، منعکس می کنند. نه صرفاً فعالیت هایی را که برای تحقق آن تغییر انجام می دهید. OKR ها تاکتیک یا حتی یک نقشه راه یا یک برنامه نیستند، اگرچه آن چیزها نیز برای تحقق بسیار مهم هستند. به این ترتیب، من معتقدم که گزارش اعتماد به جای پیشرفت، آموزنده تر است. گزارش پیشرفت نتایج کلیدی باید بسیار آسان باشد. اگر دشوار است، احتمالاً نتایج کلیدی شما به اندازه کافی قابل اندازه گیری نیستند. با بحث در مورد اعتماد، ما از اعضای تیم دعوت می‌کنیم تا عمیق‌تر به چرایی (و گام بعدی؟) که باعث پیشرفت می‌شود، بپردازند. این رویکرد تیم شما را به تیمی یادگیرنده تبدیل می نماید.

از رأی “مشت به پنج” استفاده کنید.

من برای اولین بار “مشت به پنج” را از طریق مدل یکپارچه سازی با سیستم Spotify کشف کردم. این یک راه آسان و عالی برای دریافت بازخورد فوری از یک گروه در مورد هر موضوعی است.

برای هر نتیجه کلیدی در هر هدف، بپرسید “در مقیاس صفر تا پنج، چقدر مطمئن هستید که ما این نتیجه کلیدی را همانطور که نوشته شده محقق خواهیم کرد؟” به یاد داشته باشید، زبان تیم مهم است. معیارها مهم است. اهداف مهم است. با شمارش سه، هر یک از اعضای تیم انگشتان خود را بالا نگه می دارند تا سطح اعتماد خود را نشان دهند (یک مشت نشان دهنده اطمینان صفر و یک دست باز اعتماد100٪ را نشان می دهد). البته پر واضح است که این یک روش برای واکنش درونی است، نه یک اندازه گیری دقیق علمی.

من دیده‌ام که تیم‌ها از بندهای یک انگشت برای اعشار استفاده می‌کنند، نشانه‌ها را بالا نگه می‌دارند، و حتی در بحث‌های مختصری در مورد تکنیک صحیح شمارش انگشت شرکت می‌کنند. 😁 بطور کلی، من هر چیزی که رای دادن را سریع، آسان و سرگرم کننده کند تشویق می کنم.

تنوع نظرات را پرورش دهید.

برای اجماع عجله نکنید بعد از اینکه هر فرد همزمان رای خود را داد، به اطراف اتاق، یا تماس ویدیویی نگاه کنید و لحظاتی را برای درک تنوع احساسات خود اختصاص دهید. دلیل این سبک رای گیری “سنگ، کاغذ، قیچی” این است که اطمینان حاصل شود که همه فقط به رهبر تیم نگاه نمی کنند و لزوماً با آنها موافق نیستند. ما می خواهیم دیدگاه ها و نظرات مختلفی داشته باشیم.

برخی از هفته ها وفاق قوی و برخی هفته ها انحراف افسار گسیخته ایجاد می کنند. من عاشق زمانی هستم که در جلسه check-in تنوع رأی را در دستهای بلند شده می بینم. من لبخند می زنم و تیم را تشویق می کنم که این لحظه را جشن بگیرند و از آن لذت ببرند. این دعوتی برای تیم است تا گفتگوی واقعاً ارزشمندی با یکدیگر داشته باشند و در عین حال که به عنوان یک تیم به یکدیگر نزدیکتر می شوند، در ارائه واقعاً ماهر و قدرتمند شوند. وقت بگذارید.

مشاهدات را به اشتراک بگذارید.

اکنون که احساسات خود را در مورد اعتماد به اشتراک گذاشته و متوجه امتیازات متفاوتی شده‌ایم، وقت آن است که دریابیم چرا هر کدام از ما چنین احساسی داریم. مشاهده چه نکاتی این احساسات را ایجاد می کند؟ اگر تفاوتی در نمرات اعتماد وجود دارد، از فردی که نمره اعتماد بالاتری دارد شروع کنید و بپرسید: «از آخرین جلسه check-in چه چیزی را مشاهده کرده‌اید که این سطح از اعتماد را به شما می‌دهد؟» شاید او بیان دارد که برخی از اشکالات را برطرف کرده ایم، یا بازخورد خوبی از مشتری به ما رسیده است، از یک عضو جدید تیم استقبال خوبی کرده باشیم و یا هرچیز دیگر. به تیم کمک کنید تا مشاهدات مشخصی پیدا کند. یادداشت های مختصری بگیرید. و مسائلی از لیست مرتبط با نتایج کلیدی را مورد تاکید قرار دهید.

حال از فردی که نمره اعتماد به نفس کمتری دارد بپرسید که چه چیزی را مشاهده کرده است. چند نکته از لیست را ثبت کنید. در صورت نیاز به دنبال توضیح باشید اما سعی نکنید نظر فرد را تغییر دهید. فقط گوش کنید. سعی کنید مشاهدات مثبت را با “+” و مشاهدات منفی را با “-” برای مرور آسان‌تر علامت‌گذاری کنید. آیا شخص دیگری مشاهداتی برای اضافه کردن دارد؟ اطمینان حاصل کنید که افراد برای به اشتراک گذاشتن حتی کوچکترین چیزهایی که متوجه شده اند احساس امنیت می کنند. اینها می توانند جالب ترین نکات باشند.

بکار بردن معنا

پس از ثبت این مشاهدات، یک گفتگوی گروهی مختصر در مورد معنای آن مشاهدات داشته باشید. توجه داشته باشید که چگونه افراد مختلف، رویدادهای یکسان را به شیوه های متفاوت تفسیر می کنند.

بر اساس تجربیات و دیدگاه‌های حاصله، ممکن است یک نفر اعتماد واقعی خود را افزایش دهد و شخص دیگری محافظه‌کارتر شده باشد. از این گفتگوی مسلط استفاده کنید تا یکدیگر را بطور واقعی درک کنید و دریابید که هر یک از شما چگونه می اندیشد. چه چیزی مهم جلوه می کند، چه چیزی ترسناک یا هیجان انگیز تعریف می شود؟ پس از آن، می توانید دوباره رأی بگیرید تا ببینید آیا آگاهی بهبود می یابد یا خیر. هنگامی که به اجماع کلی رسیدید (یا حتی اگر نرسیدید)، عددی را انتخاب کنید (عدد اعتماد) که گروه بتواند یک هفته با آن زندگی کند، آن را یادداشت کنید و به مرحله بعدی بروید. به هر حال، هرچه بیشتر به این شکل صحبت کنید با یکدیگر هماهنگ ‌تر خواهید بود، تفاوت‌ها را در نحوه نگاه سریع‌تر کشف خواهید کرد و زودتر به آن دسترسی خواهید داشت. بدین شیوه، برای تعیین گام های بعدی هماهنگ خواهید شد. این مانند یک جادو می ماند! ✨ 😄

اگر نتایج کلیدی چالش برانگیزی را انتخاب کرده باشیم (که حتما همینطور است 😄) در این صورت، در برخی مواقع، اعتماد ما در قلمرویی ترسناک فرو خواهد رفت. وحشت نکنید. این یک بخش طبیعی از رشد و تحمل سختی هاست. علاوه بر این، اعتماد پایین مربی بزرگی است که بیان می دارد چه تغییراتی مورد نیاز است که باید انجام شود.

تعهد برای اقدامات بعدی

اکنون که متوجه شدیم چه احساسی داریم و چرا، وقت آن است که مشخص شود با این اطلاعات چه کنیم. نتیجه رای اعتماد ما و مشاهداتی که ذکر کردیم، هرچه باشد، مهم است که طوفان فکری داشته باشیم و به اقداماتی متعهد شویم که معتقدیم قبل ازجلسه check-in بعدی، اعتماد ما را بهبود می بخشد.

به یاد داشته باشید در این مرحله، تیم در بهترین موقعیت برای تصمیم گیری در مورد اقدامات بعدی است. هیچ کس دیگری، نه یک ذینفع خارجی، نه یک دوست یا مشاور دراین تصمیم گیری سهیم نیست. این را در نظر داشته باشید تا بیشترین بهره را ازOKR ها ببرید.

قبل از گذر ازیک نتیجه کلیدی، به سرعت گزینه ها را در تیم بررسی کنید. آنها را یادداشت کنید وبه افراد اجازه دهید برای پذیرفتن مسئولیت مستقیم داوطلب شوند به جای اینکه مسئولیتها تحمیل شود.

به یاد داشته باشید که این اقدامات را در چارچوب تمام تعهدات دیگری که تیم انجام می دهد، از جمله اقدامات مربوط به اهداف دیگر و سایر نتایج کلیدی در نظر بگیرید. این یکی دیگر از دلایلی است که من توصیه می‌کنم یک هدف واحد با چند نتیجه کلیدی در هر دوره زمانی معین داشته باشید.

جلسات Check-in، حلقه بین ایده ها، اقدامات، اعتماد و نتایج را ایجاد می کند.

ایجاد حلقه اتصال

بهترین زمان برای توافق و انجام اقدامات، هفته بعد است که تیم مشاهده می کند تا چه اندازه اعتماد شان بر اساس تکمیل اقدامات بهبود یافته است. به یاد داشته باشید که به اعتماد و اقدامات توافق شده هفته قبل اشاره کنید، به آرامی (نه تهاجمی) پیگیری کنید، تشخیص دهید که آیا آنها انجام شده اند و اگرمتحقق نشده اند دلیلش را بیابید. سپس جلسه check-in را بررسی کنید تا تشخیص دهید آیا آنها تأثیری را که امیدوار بوده ایم برجای گذاشته اند یا خیر. حتی اگر به این نتیجه برسیم که این جلسات موثر نبوده اند بازهم نتیجه مفیدی است. (چون در مسیر یادگیری هستیم)

هنگامی که یک تیم مشاهده کند که چگونه جلسه check-in منجر به اقدامات سازنده می شود و چگونه انجام فعالیت ها اعتماد را بهبود می بخشد، شما یک چرخه با ارزش ایجاد کرده اید که منجر به یادگیری بیشتر، بهبود و در نهایت نتایج بیشتر می شود.

نکته ها و دام ها

این تلاش واقعی است. آنها را به اشتراک بگذارید.

برای هر نتیجه کلیدی و هر هدفی جلسه check-in برگزارکنید. میزان اعتماد، شرح موضوعات و اقدامات بعدی را در یک فایل اکسل یا ابزاردیگر ثبت کنید. به یاد داشته باشید که نتایج را با هر کسی که می توانید به اشتراک بگذارید: سایر تیم ها، سهامداران ارشد و هر کسی که به طریقی لازم است گزارش وضعیت هفتگی را بخواند. این به همه نشان می‌دهد که:

• چه چیزهایی خوب کار می‌کند.
• با وجود تلاش های که صورت می گیرد به چه مساعدتهایی نیازمندیم.
• گام های بعدی که میخواهیم انجام دهیم چه هستند.
• برای همه واضح می کند که احتمال تحقق نتایج کلیدی ما چقدر است.
• و اینکه همه ما سخت و فشرده تلاش می کنیم و همه ما با هم هستیم .

همانطور که مشاهدات خود را با سایر اعضای تیم و ذینفعان به اشتراک گذاشتید، مشاهده آن به ذینفعان کمک می کند تا بفهمند تیم چگونه تصمیم می گیرد و با چه چالش هایی روبروست.

همه یادگیری ها را جشن بگیرید.

با تیم هایی که اهداف دشواری را به عهده گرفته اند و سخت تلاش کرده اند، جشن بگیرید. با مهربانی مساعدت حقیقی ارائه دهید. اجازه بدهید که تلاش آنها به دیگران الهام بخشد تا همین کار را انجام دهند و راه حل های خلاقانه و توانمندی بیابند. (درباره تجربه من در مورد اینکه چگونه به اشتراک گذاشتن میزان اعتماد در OKR ها، رشد سازمانی شگفت انگیز و امنیت روانی ایجاد می کند، بیشتر بخوانید.)

مشکلات رایج جلسات Check-in

ما دیگر OKR های خود را دوست نداریم.

گاهی اوقات OKR های شما در پایان جلسه تنظیم OKR ، روی کاغذ عالی به نظر می رسند، اما وقتی واقعاً شروع به بررسی می کنید، برخی از OKR ها را پیدا می کنید که منطقی نیستند یا اندازه گیری آنها غیرممکن است، یا در واقع حس خوبی به شما منتقل نمی کنند. این خیلی خوب است، و به همین دلیل است که من به تیم ها توصیه می کنم در زمانی که OKR ها هنوز در حال اصلاح هستند، هر چه سریعتر آنها را بررسی کنند.

در چند هفته اول چرخه سه ماهه، با خیال راحت آن OKR ها را تغییر داده و تنظیم کنید. اگر در نیمه راه هستید، به دقت فکر کنید که چرا این موضوعات اکنون درحال آشکار شدن هستند. آیا مشکل ازOKR ها است یا موارد وابسته دیگری که تاکنون متوجه نشده بودیم؟ آیا در این مرحله مناسب تر است که OKR های مورد نظر را تغییر دهیم؟ آنها را به طور کامل کنار بگذاریم یا ادامه دهیم و دریابیم که چه درس هایی می توانیم بیاموزیم؟

این کار را به عنوان یک تیم انجام دهید و مطمئن باشید که تجربه ای ارزشمند است. اشکالی ندارد که OKR های خود را در اثنای چرخه سه ماهه تغییر دهید.

نمی توانیم به اجماع برسیم.

اگر تیم مکرراً برای به دست آوردن اجماع در مورد اعتماد و اقدامات بعدی تلاش زیاد می کند یا بحث همیشه به درازا می کشد. ممکن است OKR های زیادی داشته باشید یا آنها به اندازه کافی قابل اندازه گیری نباشند. ویا اینکه در یک تیم cross-functional (میان کارکردی یا چند تخصصی) نباشید. در واقع شما ممکن است در یک گروه کاری باشید. 😱

اگر واقعاً در یک تیم با مسئولیت پذیری متفاوت برای نتایج مشترک و معیارهای مشترک موفقیت نیستید. OKR ها در افشای این نوع ناکارآمدی فرصت مناسبی هستند. این می تواند ترسناک باشد زیرا اغلب نیاز به تغییر ساختار تیم دارد وباید بررسی شود که درعمل چگونه بنظر می رسد. این احتمالاً به معنای بازنویسی OKR های تیم نیز هست، اما بسیار ارزشمند است و می‌تواند نتایج قوی‌تر و ترتیبات کاری بهتر را فراهم کند. فواید این سیگنال ها را نادیده نگیرید.

ما جلسات زیادی داریم.

در حالی که جلسات check-in هفتگی، مانند جلسات دیگر به نظر می‌رسد، بسیاری از تیم‌ها گزارش کرده‌اند که شروع با جلسات check-in دررابطه با OKR ها، آنها را بسیار پربازده تر ساخته است. برخی حتی سایر جلسات خود را با جلسات check-in های 15 دقیقه ای OKR جایگزین کرده‌اند. به خاطر داشته باشید، جلسات check-in مربوط بهOKR ها نشان‌دهنده اعتماد شما در رسیدن به مهم‌ترین اهداف خود در چرخه سه ماهه است. چه چیز دیگری برای صحبت کردن وجود دارد؟ 😉 به خاطر داشته باشید، اگر جلسات check-in مفید به نظر نمی رسند، ممکن است ایراد از OKR های شما باشد.

ادامه دهید.

این کارها سخت بنظر می رسد: تعیین اهداف ، قابل اندازه گیری کردن آنها، اندازه‌گیری میزان اعتماد، ایده‌های طوفان فکری برای حل مشکلات پیچیده، انجام اقدامات در کمتر از از 15 دقیقه.

البته که تسلیم شدن راحت تربنظر می رسد. من تیم‌هایی را دیده‌ام که به این نتیجه رسیده‌اند که OKR‌ هایشان مفید نیست. از نظر آنها OKR‌ ها به طور کلی خیلی دشوار و بی‌ربط هستند. آنها مراحل بررسی را متوقف می‌کنند، OKR‌ های خود را از دست می‌دهند، موارد جدید را تنظیم نمی‌کنند و به سمت چارچوب دیگری می‌روند که تضمین کند مسیر آسان تری را در مقابل آنها قرار می دهد.

اگر تا اینجا پیش رفتید، من یک اعتراف دارم. OKR ها در واقع جادو نمی کنند. البته هیچ چیز ساده بدست نمی آید و هیچ مدلی کامل نیست. OKR ها یک مسیر بسیار ساختاریافته هستند که همه چیز را (اعم از اقدامات، تعاملات و رویدادها) را در زیر ذره بین اعضای تیم قرار می دهند و در جهت رمزگشایی امور و بیشترین تأثیر گذاری، کمک شایانی به تیم ها می کنند.

من تیم های را دیده ام که تسلیم نشدند. تیم‌هایی که بهترین OKR‌هایی را که می‌توانستند تنظیم کردند، زمانی که احساس ناخوشایند داشتند و دچار سردرگمی شده بودند جلسات check-in برگزار می کردند. و بدین وسیله تشخصیص می دادند که چگونه OKR‌های خود را بهبود بخشند و فرآیند آنها را به شکلی اصلاح نمایند که موثر باشد. تیم هایی که نتایج خود را به اشتراک گذاشتند، از اشتباهات خود یاد گرفتند و از یکدیگر آموختند تا اینکه به نقطه ای رسیدند که جلسات check-in ابزاری حیاتی برای همگام ماندن، شناسایی مسائل، طوفان فکری و در اختیار گرفتن راه حل ها و در نهایت قادر ساختن آنها برای دستیابی به نتایجی که قبلا غیرممکن به نظر می رسید، باشد.

تلاش کنید شما هم مانند آن تیم باشید.

منبع: سایت Peter Kappus