آیا تغییر OKRها در اواسط چرخه مجاز است؟

وجود موعد مقرر برای اجرا و تحویل، اغلب باعث ایجاد درجه خاصی از اضطراب و گاهی اوقات حتی ترس می‌شوند که تا حد منطقی آن می تواند برای شرکت مناسب باشد بدین معنی که اگر از موعدمقرر به‌طور بهینه استفاده می‌شود، می‌تواند شفافیتی در مورد اهمیتها و اولویتها و در نتیجه فوریت‌ها ایجاد کرد که منجر به نتایج بهتر و نوآوری شود اما گاهی اوقات وسوسه می شویم که برای بهتر نشان دادن خودمان به سمت تغییر OKR ها برویم.

OKR ها از تاریخهای سررسید منظم، معمولاً بصورت هفتگی، سه ماهه یا سالانه استفاده می کنند، که تعیین می کند کدام اهداف تا چه زمانی به دست خواهند آمد.

با این حال، با توجه به ماهیت آرمانی OKR ها – که برای کششی شدن اهداف در نظر گرفته شده اند – ممکن است تیم ها اغلب وسوسه شوند که OKR های خود را در میانه راه در یک چرخه OKR یا زمانی که به تاریخ تحویل نمی رسند، تغییر دهند.

هر چقدر هم که تغییر OKR ها در اواسط چرخه به هر دلیلی ممکن است متقاعد کننده باشد یا ما بتوانیم با هر ترفندی خودمان را برای این کار قانع کنیم، اما این کار به سه دلیل مهم نباید انجام شود:

همانطور که در حین استفاده از OKR در سفر و مسیری که در پیش داریم، پیشرفت می کنیم، ممکن است متوجه شویم که OKR های ما ممکن است تا موعد مقرر و تعیین شده قابل دستیابی نباشند. یا شاید متوجه می شویم که OKR هایی که دنبال می کنیم در دستیابی به نتیجه مورد نظر ما موثر نخواهد بود.

بهتر است این “چرخه های شکست” را در آغوش بگیریم و قبلو کنیم که شکست خوردیم و از آن درس بگیریم. در واقع از گام های اشتباه خود که منجر به این اتفاق شده است درس بگیریم تا اینکه برای نشان دادن پیشرفت، OKR های خود را تغییر دهیم. با تأمل در این آموخته‌ها، ما در تنظیم OKRهای دوره های زمانی بعد بهتر خواهیم شد.

یکی از ویژگی های مهم نظم و انضباط مداوم OKR ها، جلسات Reflect و Reset است که در پایان هر چرخه برگزار می شود. این عنصر حیاتی فرآیند OKR به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا مکث کنند، فازغ از مشغله‌های روزمره نگاه کنند، و واقعاً برای تأمل و یادگیری از تجربیات چرخه گذشته خود وقت بگذارند.

تأمل در مورد موفقیت‌ها، پذیرش اشتباهات و شناسایی زمینه‌های بهبود، زمینه را برای برگزاری بهتر جلسات Reflect و Reset فراهم می‌کند. در این مرحله از چرخه است که OKR ها را می توان اصلاح یا حذف کرد.

به این ترتیب OKR ها فضایی برای یادگیری و آزادی برای تیم ها برای آزمایش فرضیه ها در شرایط عدم قطعیت ایجاد می کنند. اگر تیم ها در حین دوره، OKR ها را تغییر دهند، این موعد یادگیری باطل و بی اعتبار می شود.

مهم ترین کاری که می توانید به عنوان یک شرکت انجام دهید یادگیری است. اگر دائماً اهداف را تغییر دهید و هرگز عواقب اشتباهات را قبول و احساس نکنید، به قهرمان حماسی (یا شرکتی بهتر) تبدیل نخواهید شد. شما فقط خط پایان را (به خود) نزدیک تر خواهید کرد. Christina Wodtke

هر سه ماهه ای که از OKR ها استفاده می کنید، عضله ای می سازید، عضله ای که با معرفی قواعد تنظیم، نظارت، درجه بندی، و مهمتر از همه یادگیری از آنچه نتایج کلیدی باید به شما بگویند، قوی تر می شود. تغییرات مکرر OKR در طول سه ماهه ممکن است به عنوان “چابکی” یا رفتار انطباقی ظاهر شود، و در برخی شرایط ممکن است درست باشد. اما، در بیشتر موارد، صرفاً عدم تمایل به تعهد، به سختگیری و نظم لازم برای تلاش برای OKRهای بهتر و بهتر است که مرزهای دانش را در مورد آنچه که واقعاً تجارت شما را هدایت می کند، پیش می برد. Paul Niven

تغییر OKR های در اواسط چرخه نیاز به توجه، تمرکز و انرژی دارد که همه اینها می تواند صرف اجرای سایر OKR ها شود و نباید اجازه دهیم بیهوده هدر رود.

برای فرموله کردن و تنظیم مجدد OKR ها زمان و تلاش لازم است. به همین دلیل است که ما جلسات تنظیم مجدد را در پایان هر چرخه اختصاص داده ایم. یافتن زمان اضافی برای فرمول بندی مجدد OKR هایی که درست نیستند یا موعد مقرری که بسیار جاه طلبانه بوده است، تمرکز و انرژی ما را از کارهایی که باعث کشش سایر OKR ها می شود، تغییر می دهد.

یک رویکرد بهتر این است که پیشرفت فعلی را در جلسات Check-in به‌روزرسانی کنید، موانع یا وابستگی‌ها را شناسایی کنید، هر گونه فکری را در مورد نحوه اصلاح OKR یادداشت کنید و آن را تا جلسه Reflect و Reset در پایان چرخه استفاده کنید.

در حالی که اتفاق نظر کلی در بین مربیان OKR این است که پس از تنظیم OKR‌ها نباید هیچ بازپس‌گیری (Take-back) صورت گیرد، مواردی وجود دارد که تغییر OKR ممکن است ضروری باشد.

OKR ها را می توان تغییر داد اگر ما آنها را به تازگی تنظیم کرده باشیم (1-2 هفته از چرخه OKR گذشته باشد) و دید واضحی از نحوه تنظیم مجدد و انطباق آنها داشته باشیم. البته که من این را نیز پیشنهاد نمی دهم مگر در فصلهای ابتدایی استفاده از OKR

ما همچنین می‌توانیم در صورت بروز شرایط پیش‌بینی نشده یا قوهای سیاه، OKR خود را تغییر دهیم، که نیاز به تغییر کامل اولویت‌ها و تمرکز دارد. به عنوان مثال، چیزی شبیه شروع همه‌گیری کرونا در سال 1398 در ایران می تواند منجر به تغییر OKR‌ها شود.

در این نوع موقعیت‌های بی‌سابقه، کریستینا وودکته توصیه می‌کند که به جای تغییر کامل OKR، هدف دیگری را متمرکز بر بحران در دست تعیین کنید. در پایان سه ماهه زمانی که در مورد سایر OKR های خود فکر می کنیم، اگر آنها برآورده نشده اند، زمینه ای وجود دارد که چرا آنها به دست نیامده اند.

منبع: theokrgroup