چرخه OKR چیست؟

زمان نقش مهمی در تعیین اهداف و دستیابی به آنها دارد. اهداف، بر خلاف رویاها، دارای مهلت زمانی مشخصی هستند. این بدین معناست که زمانبندی­های واقع بینانه اما بلندپروازانه بخشی از هدف­گذاری موفق و اجرای آن است. این موضوع به خصوص در مورد اهداف و نتایج کلیدی (OKR) صادق است.

هنگام ایجاد­OKRها، تنها تصمیم­گیری در مورد تاریخ دستیابی به هدف کافی نیست، بلکه شما باید تمام چرخه OKR را در نظر بگیرید. چرخه OKR به شما درک عمیقی از مراحل مختلف دستیابی به هدف می­دهد و در عین حال شما را تشویق می کند تا فواصلی که عملکرد خود را نظارت و بهینه سازی می کنید را در نظر بگیرید. بنابراین، داشتن دانش عمیق از چرخه OKR ضروری است.

برای کمک به درک بهتر چرخه OKR، در این مقاله راجع به موضوعات زیر به بحث خواهیم پرداخت:

• چرخه OKR چیست؟
• چگونه یک چرخه OKR را انتخاب کنیم؟
• مثال چرخه
• OKR زمانبندی OKR قبل و در طول­OKRهای فصلی
• نکات مهم برای چرخه OKR

چرخه OKR چیست؟

زمانبندی OKR از طریق چرخه OKR نشان داده می شود. چرخه OKR در واقع دوره ای است که در آنOKRها تعیین و ارتباط داده شده، اجرا، نظارت و بهینه سازی می شوند. چرخه OKR یک جزء اصلی از روش OKR است. بدون آن، شما از مزایای برنامه ریزی مناسب OKR، بهینه سازی مداوم و فشار افزایش عملکرد که ددلاینها ایجاد می­کنند، محروم می شوید.

چرخه OKR معمولا به این شکل است:

• پیش از سه ماهه: آماده سازی اجرای OKR
• ابتدای سه ماهه: توسعهOKRها، ارتباط دادن آنها و ایجاد همسویی
• در طول سه ماهه: بررسی ها، نظارت، ارزیابی اطمینان، تنظیمات، بهینه سازی
• پایان سه ماهه: بررسی­OKRها، یادگیری ها و تهیه­ OKRهای سه ماهه آینده

مثال بالا به چرخه OKR با ­OKRهای سه ماهه اشاره دارد، اما چرخه­های OKR جایگزین (مثلا سالانه) نیز رایج هستند. از آنجا که چرخه OKR انعطاف پذیر است، شرکت­ها می توانند زمانبندی­های OKR را ایجاد کنند که بسیار متناسب با جریان کاری آنها باشد.

چگونه یک چرخه OKR را انتخاب کنیم؟

بهترین روشی که بیشتر شرکت ها هنگام ایجاد چرخه OKR خود استفاده می­کنند، اتخاذ استراتژی دو سرعته است. این بدان معناست که آنها از ترکیب OKRهای سه ماهه و سالانه استفاده می کنند، که به آنها این امکان را می­دهد تا از مزیت­های هر دو روش استفاده کنند.

همانطور که می­توانید تصور کنید، چرخه­های OKR سه ماهه مطابق با هر فصل تجاری ایجاد می­شوند. این چرخه OKR می­تواند در کنار چرخه OKR سالانه برای شکستن یک هدف بزرگتر به اهداف کوچکتر و قابل اندازه­گیری استفاده شود. علاوه بر این، چرخه­های OKR سه­ ماهه می­توانند بیشتر برای اهداف موردی، مانند جمع آوری سرمایه یا فشار استخدام، استفاده شوند.

مزایای OKR سه ماهه عبارتند از:

• افزایش چابکی از طریق بازه زمانی کوتاه مدت
• افزایش چابکی از طریق یک بازه زمانی کوتاه­ مدت
• کارایی و خلاقیت بیشتر به دلیل محدودیت زمانی
• حلقه‌های بازخورد سریع‌تر برای ایجاد یادگیری سریع‌تر
• کاهش فرصت‌ برای “سندرم تنظیم و فراموش کردن”

بر خلاف OKR­های سه ماهه، چرخه­های سالانه OKR، به صورت سالیانه عمل می­کنند. این نوع چرخه OKR بیشتر برای اهداف کلان سازمان و اهداف ثابت و اصلی کسب و کار مناسب هستند. به عنوان مثال، ایجاد چرخه­های سالانه OKR حول اهداف رشد سازمان یک روش معمول از تنظیم OKR­های سالیانه است.

مزایای OKR سالانه عبارتند از:

• امکان تنظیم OKR های بلندپروازانه تر
• انعطاف پذیری بیشتر برای بهینه سازی به سمت هدف
• فشار کمتر به دلیل زمان بیشتر
• سربار کمتری از نظر مدیریت فرآیند OKR

علاوه بر دوره‌های سه‌ماهه و سالیانه­OKR ، می‌توانید دوره‌های جایگزین OKR را نیز تنظیم کنید. این دوره‌ها می‌توانند به صورت ماهانه یا شش‌هفته‌ای باشند. دوره‌های جایگزین OKR مزایایی مانند قابلیت سفارشی‌سازی بیشتر برای بخش‌ها و صنایع خاص، و همچنین تطابق با روش‌های کاری مانند چرخه‌های sprint یا پروژه محور را ارائه می­دهند.

در فرآیند برنامه‌ریزی­OKR، شما باید تعیین کنید که اهدافتان در کدام چرخه OKR قرار می­گیرد. در برخی موارد، اهداف تکراری هم‌زماناً دوره‌های سالیانه و سه‌ماهه OKR را دارند (مانند اهداف درآمدی). هنگام انتخاب دوره‌های ­OKR، باید ابتدا اهداف خود را به طور کامل مشخص کنید. در ادامه چند نکته را در نظر بگیرید:

• اهداف شما چیست و چند هدف دارید؟
• چرا این اهداف را انتخاب کردید؟
• آیا توانایی دستیابی به اهداف خود را دارید؟
• چه مدت زمانی برای دستیابی به آنها نیاز دارید؟
• چه عواملی می‌توانند دستیابی به اهداف را محدود کنند؟
• چه عواملی می‌توانند فرآیند را تسریع دهند؟
• چه داده‌ها و شواهدی دارید که در این دوره‌ی OKR می­توانید به اهداف خود برسید؟
• آیا اهدافی که تعیین می‌کنید، جسور و در عین حال قابل دستیابی هستند؟

درک دقیق از اهداف شما، نشان‌دهنده نوع دوره‌ی­OKR ­­ای است که باید انتخاب کنید. احتمالاً متوجه خواهید شد که برای برخی اهداف چرخه زمانی کوتاه­مدت و برای برخی دیگر چرخه زمانی بلندمدت­تری مناسب خواهد بود. بنابراین، نیازی به انتخاب کامل یک دوره‌ی OKR نیست، و استراتژی ترکیبی یا دوگانه می‌تواند در برخی موارد مفید باشد.

بعد از درک اهداف خود، باید به عوامل دیگری نیز توجه کنید، مانند:

• صنعت و بخش‌ها: صنایع مختلف از نظر عملیات و چرخه‌های فروش متفاوتند، به این معنا که تعیین اهداف درمورد صنایع مختلف ممکن است با زمان‌بندی‌های متفاوتی همراه باشد.
• اندازه و ماهیت شرکت: از آنجایی که استارت­آپ­ها، شرکت­های بزرگ دارای نیازهای مختلفی هستند، دوره هایشان نیز ممکن است متفاوت باشند.
• تأثیرات کلان :­در حالی که عوامل کلان مانند اقتصاد و جغرافیا به راحتی پیش‌بینی نمی‌شوند، ارزیابی تغییرات بالقوه در محیط کلان تجاری که ممکن است بر زمان‌بندی‌های شما تأثیر بگذارد، ارزش دارد.
• تأثیرات خرد: در سطح کسب‌وکار محلی، عواملی مانند اختلال در رقابت، ریسک‌های زنجیره تأمین و مشکلات داخلی می‌توانند بر اجرا تأثیر بگذارند. (برای مثال، فرهنگ ضعیف شرکت یا عدم توانایی در پرکردن شکاف اجرای استراتژی).

مثال چرخه­ی OKR

برای درک بهتر نحوه کارکرد یک چرخه­ی OKR، خوب است تا یک مثال را بررسی کنیم. چون دوره‌های OKR سه‌ماهه رایج‌تر هستند، در این مورد از آن استفاده خواهیم کرد.

قبل از اینکه شروع کنید…

برای اینکه شرکت خود را برای موفقیت آماده کنید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که روش OKR را یاد بگیرید و قابلیت‌های خود در مورد اجرای OKR با یک فرآیند OKR قوی سازماندهی کنید. این شامل چند مورد است:

• از کارکنان کلیدی (مدیران، مدیران و غیره) بخواهید که تحت آموزشی از OKR قرار گیرند که بهترین شیوه­ها، اصطلاحات کلیدی، اشتباهات رایج و مثال های OKR را پوشش می­دهد تا درک خوبی از نحوه عملکرد آنها در عمل داشته باشید.
• اگر این اولین اجرا یا اجراهای قبلی به خوبی پیش نرفتند، از مشاور یا مربی OKR استفاده کنید.
• اگر سازمان شما پیچیده است (اندازه، اولویت‌ها، وابستگی‌ها) یا می‌خواهید فرآیند OKR را با داده‌ها تقویت کنید، از نرم‌افزارهای OKR استفاده کنید.

همانطور که فرآیند OKR خود را کامل می کنید، باید عواملی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:

• دوست دارید کدام اهداف را در اولویت قرار دهید؟
• قابلیت های سازمان شما چیست؟ اگر پهنای باند بیشتر و شواهدی از عملکرد گذشته خود دارید، می توانید OKR های بیشتر و دشوارتری را تنظیم کنید.
• در مورد هر متغیر با چه چالش هایی مواجه خواهید شد؟ به عنوان مثال، اگر تصمیم به تعیین OKR های آرمانی گرفته‌اید، آیا احتمال شکست تیم شما را ناامید می‌کند یا به شما انرژی می‌دهد؟

۴-۶ هفته قبل از سه ماهه

برای استفاده حداکثری از­OKR های سه ماهه، باید برنامه ریزی OKR خود را قبل از شروع سه ماهه کامل کنید.
به عنوان بهترین شیوه، شما باید از سطح بالاتری شروع کنید که این کار شامل گرد هم آوردن تیم رهبران ارشد سازمان برای ایجاد OKR های سطح بالا است. این OKRها علاوه بر اینکه جهت­گیری کل سازمان را مشخص می­کند، توسط سطوح پایین­تر سازمان برای همسو کردن OKRهای خود با OKRهای سازمان نیز استفاده می­شود.

همچنین توصیه می شود که قهرمانان احتمالی OKR را در سازمان خود شناسایی کنید. اینها افرادی هستند که به طور کامل به روش OKR پیوسته­اند و نسبت به دیگران دانش بیشتری در مورد آن دارند. این قهرمانان OKRمی‌توانند علاوه بر اطمینان از ثبات و بهینه‌سازی فرآیند اجرای OKR، برای جلب نظر اعضای تیم­های بدبین‌ مفید باشند.

اشتباهات رایج قبل از شروع فصل:

• دست کم گرفتن­OKR ها: با توجه به جزئیات روش OKR شما باید اهداف مناسبی را تعیین کنید، همراستایی ایجاد کنید و با استفاده از داده­ها فرآیند را بهینه­سازی کنید.
• پیچیدگی بیش از حد OKR ها: برخی از سازمان ها ممکن است اجرای OKR را به تعویق بیندازند و با بررسی های اضافی و بوروکراسی این فرآیند را به باد دهند، هدف این است که با پیشرفت فرآیند، آن را بهبود دهید
• عدم اجرای OKR برای برخی از بخش­های سازمان: همه سطوح سازمان باید از روش OKR استفاده کنند تا همسویی واقعی وجود داشته باشد.

۲ هفته قبل از شروع سه ماهه

درست قبل از شروع چرخه ­OKR، باید­OKR های سطح بالای شرکت را با تیم­ها به اشتراک بگذارید. دو دلیل مهم برای این امر وجود دارد:

1. شفافیت: روش OKR هنگامی که شفافیت وجود داشته باشد، بهترین عملکرد را دارد. برای همسویی بیشتر، همه اعضای سازمان باید بتوانند OKR های یکدیگر را مشاهده کنند.
2. دریافت بازخورد: برای اطمینان از حفظ اهداف واقع بینانه، باید از سطح عملیاتی سازمان خود بازخورد بخواهید.
3. بر اساس زمان‌بندی اجرای­OKR، مرحله بعدی شامل ایجاد ­OKRهای اختصاصی توسط دپارتمان‌ها، تیم‌ها و افراد است. در این مرحله، تمام سازمان باید به فکر همسویی باشند. نکاتی که در این فرآیند باید در نظر داشته باشید عبارتند از:

۱. همسویی افقی: به عنوان مثال، اگر تیم فروش OKR سه‌ماهه‌ای برای تولید خط لوله داشته باشد، چه مقدار از آن به تیم بازاریابی بستگی دارد؟ این دو دپارتمان باید با هم همکاری کنند تا بفهمند چه چیزی واقع‌بینانه است (که معمولا به عنوان همسویی افقی شناخته می‌شود.)

۲. همسویی عمودی: چگونه OKRهای تعیین شده توسط تیم‌ها و افراد با ­OKRهای استراتژیک هماهنگ می‌شوند؟ به این هماهنگی همسویی عمودی گفته­می­شود.

با تنظیم OKRهای سه‌ماهه و هماهنگی سازمانی، آماده ورود به مرحله اجرای فصل خواهید بود.

اشتباهات رایج قبل از شروع فصل عبارتند از:

1. تعیین وظایف به عنوان نتایج کلیدی:از آنجایی که نتایج کلیدی، نتایجی کمی هستند، در حالی که وظایف اقداماتی هستند که برای دستیابی به نتایج کلیدی انجام می‌شوند. لازم است که به وضوح این دو را تعریف و از هم جدا کنیم.
2. عدم شناخت معیارهای پایه برای نتایج کلیدی: لازم است ایده‌ای واقع‌گرایانه از اعدادی که می‌توانید برای هر نتیجه کلیدی تعریف کیند، داشته باشید. این اعداد بهتر است براساس داده­های گذشته باشند.
3. عدم شفافیت درمورد مزایای اجرای OKR: مزایای روش OKR باید برای افزایش تعامل و همسویی به تمامی پرسنل اعلام شود.

در طول دوره سه ماهه

هنگامی که OKR های فصلی تنظیم شدند، یک فرآیند OKR مداوم وجود دارد که شما و تیمتان باید در آن شرکت کنید. برخلاف روش های سنتی تعیین هدف، روش OKR دارای مکانیسم­هایی است که بر سندرم رایج «تنظیم و فراموش کردن» یا ایجاد اهداف و کاملا فراموش کردن آنها جلوگیری می­کند.

در طول دوره سه ماهه، اعضای تیم شما باید پیشرفت خود را اندازه گیری کنند. . علاوه بر این، آن‌ها با مدیران و سایر اعضای تیم برای افزایش مسئولیت‌پذیری و حل مشکلات در ارتباط خواهند بود. برخی از عملیات­های OKR که در طول دوره‌ی سه ماهه انجام می‌شود عبارت‌اند از:

• بررسی‌های هفتگی: هر هفته، تیم‌ها گرد هم می‌آیند تا پیشرفت خود را به سوی نتایج کلیدی بررسی کرده و فرهنگ بازخورد و یادگیری را پرورش دهند.
• ارزیابی اعتماد: مالکان OKR امتیازی را در مورد اینکه تا چه حد به نتایج کلیدی دست یافته­اند را ارائه می‌دهند.
• تنظیم مجدد: بسته به سطح اعتماد و تجزیه و تحلیل گروه، تیم ها و مالکان OKR ممکن است استراتژی و اجرای خود را مجددا تنظیم کنند تا احتمال دستیابی به نتایج کلیدی را افزایش دهند.

اشتباهات رایج در طول سه ماهه:

1. تغییر OKR ها: به طور کلی، OKRها باید در طول دوره سه ماهه ثابت باقی بمانند، اما در مواردی مانند تغییرات ناگهانی در بازار یا استراتژی یا از دست دادن کارکنان کلیدی، ممکن است منطقی باشد که OKRهای سه ماهه را تغییر دهید.
2. تغییر تمرکز: موانع و چالش‌ها ممکن است به عنوان بهانه‌هایی برای عدم “انجام OKRها” استفاده شوند، در حالی که در واقع OKRها راه‌حلی برای اجرای بهتر هستند.
3. استفاده نکردن از داده­ها: فرآیند OKR باید مبتنی بر داده باشد تا پیشرفت را ردیابی کند و تصمیمات آگاهانه تری در مورد تنظیمات اتخاذ کند.

۱-۳ هفته قبل از پایان فصل

با نزدیک شدن به پایان سه ماهه، سه کار را باید انجام دهید:

1. تجزیه و تحلیل انجام OKR در دوره‌ی فعلی: بررسی پیشرفت در دستیابی به اهداف و نتایج­کلیدی در دوره‌ی فعلی.
2. بازنگری در آموخته­های چرخه‌ی OKR: تفکر در تجربیات و یادگیری‌های به دست آمده از چرخه‌ی OKR قبلی.
3. OKRهای سه ماهه آینده را تنظیم کنید.

برای انجام این کارها، شما باید چیزی به نام “بازنگری OKR” انجام دهید.

بازنگری OKR

در پایان هر سه ماهه، باید کل تیم خود را جمع آوری کنید و بررسی کنید که در چرخه‌ی OKR قبلی چه کارهایی انجام شده است، چه چیزهایی یاد گرفته‌ایم و به کجا می‌رویم. این کار به عنوان گذشته نگر OKR شناخته می­شود و در سطوح فردی، تیمی و شرکتی رخ می دهد.

هدف از این کار بزرگنمایی و نگاه به تصویر کلی از فرآیند OKR و چرخه OKR شما است. می خواهید ببینید کاری که انجام می­دهید کار می­کند یا نیاز به ایجاد تغییراتی دارید. این بازنگری ها بخشی از فرآیند برنامه­ریزی مستمر OKR هستند و به عنوان ابزاری ارزشمند برای حل مشترک مشکلات و دریافت بازخورد از سازمان عمل می کنند.

از این طریق، علاوه بر تعیین اهداف موثرتر برای چرخه OKR بعدی، می توانید اجرای OKR خود را بهبود ببخشید. بازنگری­ها همچنین به حفظ همسویی در سراسر سازمان و حفظ تمرکز بر اولویت های حیاتی کمک می­کند.

در طول جلسه بانگری، تیم شما باید سوالاتی از قبیل موارد زیر بیندیشد:

• امتیازات کلی برای هر OKR چقدر بود؟
• دلایل کم کاری چه بود؟
• روی چه مشکلاتی تمرکز کردیم؟
• چه چیزی یاد گرفتیم؟
• چی خوب شد؟
• آیا منطقی است که همان OKR ها را در سه ماهه بعدی ادامه دهیم؟
• آیا راهی برای بهبود فرآیند OKR و چرخه OKR آینده وجود دارد؟

بنیادی‌ترین امر در پایان دوره‌ی سه ماهه، استفاده از تجزیه و تحلیل یادگیری‌های خود و تنظیم مجدد OKRها براساس آن برای سه ماهه بعدی است.

پس از انجام این تجزیه و تحلیل، می توانید OKR های سه ماهه آگاهانه­تری را تنظیم کنید، برنامه ریزی OKR را بهبود بخشید، و یک برنامه اجرایی OKR بهتری را ایجاد کنید.

اشتباهات رایج در پایان فصل:

• تلاش برای “جوشاندن اقیانوس”: OKRها در طول زمان بهینه می شوند، بنابراین اگر راه اندازی اولیه به آرامی پیش نمی­رود، نباید ناامید شوید، تنظیم پایه، ایجاد عادت و یافتن ریتم زمان می برد.
• عدم تنظیم برای سه ماهه بعدی: تکامل از طریق یادگیری و تطبیق، برای­OKR ها اساسی است. با تغییر شرایط کسب و کار، هم­OKR های شما و هم فرآیند OKR به کار مداوم نیاز دارند.

نکات کلیدی چرخه OKR

برای اطمینان از اینکه چرخه OKR شما به بهترین شکل ممکن اجرا می­شود، از بهترین روش­های OKR زیر استفاده کنید:

• یک ریتم ارتباطی برقرار کنید: بحث در مورد OKRها به طور منظم، اطمینان حاصل می‌کند که تیم ها در استراتژی کسب‌وکار با یکدیگر همسو هستند و از پیشرفت، اهداف و مراحل بعدی آگاهی دارند.
• OKRها را انعطاف‌پذیر نگه داریدOKR :‌های انعطاف‌پذیر به شما این امکان را می‌دهند که به تغییرات شرایط پاسخ داده و با آنها سازگار شوید، در عین حال که اطمینان حاصل می­کند که تیم‌ها می‌توانند اهداف را بر اساس نیازها و چالش‌های منحصربه‌فرد خود تنظیم کنند.

منبع: https://quantive.com/resources/articles/okr-cycle

امیر ایمن‌پور