جلسات هفتگی Check-in در OKR
این جلسات چه هستند و برای مدیریت موثر آن چه باید کرد؟
برای موفقیت در تعیین اهداف OKR، نیاز است که فعالانه روی اهداف کار شده، در مورد آن‌ها بحث شود، پیشرفتشان مورد بررسی قرار گیرد و در مورد ایده‌هایی که تیم می‌تواند اجرا کند، برنامه ریزی صورت گیرد. بهترین شیوه برای انجام همه این کارها برگزاری جلسات تیمی check-in در OKR است.
اهداف سه ماهه – به چه چیزی می‌خواهیم برسیم؟
معمولا جلسه check-in در حدود 15 الی20 دقیقه‌ای برگزار شده و اعضای تیم پیشرفت خود را در مورد OKR های تیمی ارائه می‌دهند و اولویت‌های جدید را برای هفته آتی مشخص می‌کنند.
هدف اصلی این جلسات تسهیل پیشرفت OKR های تیمی است. تیم‌ها با مشاهده برنامه‌های انجام شده، نتایج آن‌ها و درس‌هایی که در طول دوره آموخته‌اند مطمئن می‌شوند که پیشرفت اتفاق افتاده است و این روند به جریان هفتگی تبدیل می‌شود.
جلسات هفتگی تیمی check-in برای موفقیت چرخه OKR امری ضروری است. بسیار واضح است که اگر اقدامی برای اهداف صورت نگیرد آن‌ها محقق نمی‌شوند، اما مهم است که با برگزاری این جلسات تمرکز کلیه افراد بر روی اهداف حفظ گردد. همسویی، شفافیت و پیشرفت فقط برای OKR ها مهم نیستند، بلکه این ویژگی‌ها برای اقدامات در راستای اهداف نیز ضروری هستند. شما می‌توانید جلسات هفتگی check-in را به عنوان بخشی از جلسات هفتگی عمومی تیم لحاظ نمایید.
چگونه برای این جلسات آماده شویم؟
قبل از برگزاری جلسه لازم است زمانی را برای بررسی اهداف تیم و به روزسانی میزان پیشرفت KR ها اختصاص دهید. این زمان برای اضافه کردن نظرات جدید زمان ایده‌آلی است. آیا شما نسبت به نتایج OKR های خود رضایت دارید؟ بزرگترین برنامه با‌اولویت‌دار شما که از هفته قبل باقی مانده چیست؟ آیا می‌دانید که چگونه از اینجا به بعد پیشرفت کنید؟ آیا با موانع و مشکلاتی مواجهه شدید که بخواهید آن را در جلسه مطرح نمایید؟ آیا پیشنهاداتی برای به اشتراک گذاری با اعضای تیم دارید؟
آماده سازی برای جلسات هفتگی check-in:
- اهداف تیم را بررسی نمایید.
- آیا از نتایج راضی هستید؟
- آیا با موانع و مشکلاتی در مسیر رسیدن به اهداف مواجهه بودید که بخواهید آن‌ها را مطرح کنید؟
- ایده‌های خود را یادداشت نمایید.
بهتر است که برای هر کدام از OKR ها یادداشت یا متنی بنویسید تا اتفاق‌هایی که در طول هفته افتاده است، را مرور کنید. به این خاطر که KR ها می‌توانند هم پیشرفت و هم پسرفت نمایند، ایده خوبی است که علاوه بر ارائه مستندات در خصوص پیشرفت KR ها در جایی که پیشرفت آن‌ها نیز متوقف شده است، مدارک و مستنداتی ارائه نمائید. اگر هر ایده یا سوالی در خصوص OKR های تیم خود دارید بهتر است نظرات خود را یادداشت کرده تا همه اعضای تیم نگرانی و دغدغه شما را درک نمایند.
مهم است که جلسات هفتگی check-in دارای چارچوب مشابه باشد تا اعضای تیم بدانند که چه انتظاری از آن‌ها در طول جلسه دارید. با این حال ممکن است بسته به میزان عملکرد افراد و اهدافی که باید روی آن تمرکز کنند، سوالات متفاوتی در جلسه مطرح شود.
چارچوب مناسب برای جلسات هفتگی :check-in
وضعیت OKR جاری
- آیا هدف در مسیر درست قرار دارد یا از مسیر خارج شده است؟
- آیا در اهداف پیشرفتی حاصل شده یا متوقف شده‌اند؟
- آیا در صورت بدتر شدن می‌خواهید آن را تغییر دهید؟
آموخته‌های هفته قبل
- چه کاری را انجام داده‌ایم؟ آیا موفق بودیم؟
- دفعه بعد چه چیزی را باید تغییر دهیم؟
- از اعضای تیم چه چیزی را یاد گرفتیم؟
چارچوب جلسات هفتگی check-in
تنظیم اهداف اولویت‌دار برای هفته آتی
- برنامه‌های آتی شما که می‌تواند بهOKR تیمی کمک کند، چیست؟
- چه کسی قرار است آن را انجام دهد؟ و آیا انجام می‌شود؟
- آیا راهی برای به روزرسانی برنامه‌های در حال اجرا وجود دارد؟
وضعیت OKR جاری
- آیا هدف در مسیر درست قرار دارد یا از مسیر خارج شده است؟
- آیا در اهداف پیشرفتی حاصل شده یا متوقف شده‌اند؟
- آیا در صورت بدتر شدن می‌خواهید آن را تغییر دهید؟
آموخته‌های هفته قبل
- چه کاری را انجام داده‌ایم؟ آیا موفق بودیم؟
- دفعه بعد چه چیزی را باید تغییر دهیم؟
- از اعضای تیم چه چیزی را یاد گرفتیم؟
تنظیم اهداف اولویت‌دار برای هفته آتی
- برنامه‌های آتی شما که می‌تواند بهOKR تیمی کمک کند، چیست؟
- چه کسی قرار است آن را انجام دهد؟ و آیا انجام می‌شود؟
- آیا راهی برای به روزرسانی برنامه‌های در حال اجرا وجود دارد؟
چگونه می‌توان این جلسات را تسهیل کرد
- مطمئن شوید که همه افراد نسبت به چارچوب این جلسات آگاهی داشته باشند.
- زمان را درست مدیریت کنید تا جلسات خیلی طولانی نشده و یا از مسیر اصلی خارج نشوند.
- جلسات را مدیریت کنید. زمانی که مباحث جلسه شروع به خارج شدن از مسیر اصلی کرده و یا اعضای تیم درگیر جزئیات می‌شوند، از آن‌ها بخواهید این بحث‌ها را به جلساتی دیگری موکول کنند.
- یادداشت‌های کوتاه بردارید. سعی کنید از این یادداشت‌ها برای نوشتن خلاصه جلسه بعد از اتمام جلسه استفاده کنید و با این کار مطمئن می‌شوید که ایده‌های خوب یا درس آموخته‌های افراد در طول هفته سریعا فراموش نمی‌شوند.
- متکلم وحده جلسات نباشید. مطمئن شوید که همه تیم‌های درگیر در اهداف، نظرات و ایده‌های خود را به اشتراک می‌گذارند. به این خاطر که آن‌ها به دلیل داشتن تجربیات گوناگون از زاویه‌ای متفاوت مسائل را می‌بینند و این مساله برای برنامه‌های پیش رو می‌تواند مفید باشد.
- زمانی که برای هفته آتی شروع به برنامه ریزی می‌کنید، سعی کنید تا اعضای تیم خود را به خلاق بودن و تلاش برای انجام کارهای جدید تشویق نمایید.
- حتما افرادی در تیم که باید درگیر انجام OKR باشند ولی نیستند را شناسایی کنید. به همین ترتیب باید مراقب افرادی که مشکل دارند نیز باشید. اگر کسی روزگار سختی را سپری می‌کند سعی کنید در گفتگوی دوستانه‌ای با ایشان علت مشکلش را جویا شوید.
چگونه می‌توان این جلسات را پیگیری کرد
جلسات هفتگی check-in را فقط به این خاطر که جلسه‌ای باید داشته باشید، برگزار نکنید. این جلسات حتما باید خروجی داشته باشند. مهم است مباحث مطرح شده به خاطر سپرده شود. نحوه چگونگی به اشتراک گذاری مدارک و درس آموخته‌ها و ایده‌های جدید جلسات را انتخاب نمائید.
برای هفته آتی باید اولویت‌های برنامه‌ها و مسئولیت تیم‌ها مشخص شود. این روش باعث می‌شود که برنامه‌ها فراموش نشده و همه می‌توانند وضعیت OKR ها را پیگیری نمایند. در ابتدای جلسه بعد باید اولویت‌های خود را به صورت مختصر ارائه نمائید. اطمینان حاصل کنید که در طول جلسه در مورد میزان پیشرفت و تاثیر برنامه‌های تکمیل شده خود بر روی اهداف صحبت کرده باشید.
5 سوالی که اغلب در این جلسات پرسیده می‌شود:
1- چرا با وجود اینکه به همکارانم گفته‌ام باید بر روی OKR های خود کار کنند، نیاز است که جلسه برگزار کنم؟
به کارگیری OKR ها نیازمند تغییر در طرز فکر و شیوه مدیریت دارد و اساسا برای کل تیم و شرکت عادت جدیدی است. اگر مدیر از آن حمایت نکند و ابتکار عمل نشان ندهد، کارکنان نیز به آن اهمیت نداده و استفاده از آن را متوقف می‌کنند. اگر مدیر فکر کند که تلاش برای این روش ارزشی ندارد چرا باید اعضای تیم به آن بها دهد؟ OKR ها همه در مورد اجرائیات هستند. در واقع OKR یک فرایند سیستمی از تنظیم برنامه‌ها، تکمیل آن‌ها برای رسیدن به پیامد مطلوب، آنالیز تاثیر آن‌ها، یادگیری از اشتباهات یا موفقیت‌ها و تنظیم مجدد برنامه‌های جدید است. OKR ها یک تلاش تیمی است. بنابراین بدون داشتن روند ثابت و بحث‌های مداوم موفق نمی‌شود.
با برگزاری جلسات هفتگی check-in شما می‌توانید انگیزه و مشارکت همکاران را افزایش دهید. همه اعضای تیم دید بهتری نسبت به کار یکدیگر پیدا کرده و به همدیگر در همسویی مسیر کمک می‌کنند.
2- ما در خصوص ایده یا مشکلات بحث خوبی داشتیم. می‌توانیم جلسه را طولانی‌تر برگزار کنیم؟
پاسخ این سوال ساده است. اگر این جلسه تاثیرات مثبت بر روی کلیه اعضای تیم بگذارد و اطلاعات ارزشمندی به آن‌ها بدهد، بله. البته باید مراقب باشید که جلسه از مسیر اصلی خود خارج نشود و دارای نتیجه باشد. بحث و تکرار در خصوص موضوعاتی که همه می‌دانند، به کسی کمکی نمی‌کند. همچنین همه مسائل با بحث کردن حل نمی‌شود. شما باید تلاش کنید و بازخورد بگیرید و ببینید کدام یک کار می‌کند و کدام کار نمی‌کند.
اگر بحث فقط برای بخشی از تیم است شما باید بعد از اتمام جلسه check-in آن را ادامه دهید. نیازی نیست سایر اعضایی که مرتبط با بحث نیستند را نگه دارید. هر چه جلسات طولانی‌تر باشد افراد احساس می‌کنند که check-in ها بی‌ارزش هستند. برای همین باید تعادل ساعت این جلسات را حفظ کنید.
3- من مدیر هستم و باید بدانم که چه کاری و چگونه انجام می‌شود. چرا نباید کل فرایند check-in را خودم مدیریت کنم و خودم مسئولیت‌ها و برنامه‌ها را به افراد اختصاص دهم؟
به عنوان مدیر شما باید تصویر کلی از اینکه هر کسی چه مسئولیتی بر عهده دارد و چه کاری انجام می‌دهد، داشته باشید. هر چند که اعضای تیم ممکن است به خاطر کار و تخصصشان جزئیاتی را بدانند که شما از آن آگاه نباشید. OKR ها در مورد جزئیاتی هستند که بر روی کار تاثیر گذارند. نیاز است که شما به عنوان مدیر نکات، دیدگاه‌ها و تجربیات مختلف را بشنوید و همه این دیدگاه‌ها منجر می‌شود که سیستم بهتر کار کند و مشارکت اعضای تیم و پیگیریشان افزایش یابد. اینکه برنامه‌ها فقط به صورت آبشاری بدون بحث با سایر اعضای تیم بسته شود می‌تواند منجر به عدم انگیزه در تیم شده و قطعا این چیزی نیست که شما بخواهید.
4- آیا می‌توان فقط یک جلسه check-in هر ماه یا هر سه ماه داشت؟
برای موفقیت و رسیدن به اهداف قطعا نه. همانطور که قبلا هم گفته شد، جلسات check-in به این خاطر برگزار می‌شود که نشان دهد چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی انجام نشده و می‌توانید در این جلسات برای تحقق اهداف، برنامه‌های جدیدی را تنظیم نمائید. اگر تنها یک یا حتی سه جلسه در هر فصل برگزار شود، در این صورت شما زمان کافی برای تست اینکه چگونه پروژه‌ها انجام شده یا چک کردن اینکه آیا افراد درست کار می‌کنند، ندارید.
5- ما به طور مداوم در حال شکست خوردن بر روی یکی از نتایج کلیدی یا یکی از اهداف هستیم. الان چه کنیم؟
اگر یکی از KR های شما پیشرفت نمی‌کند، سریعا وحشت نکنید. راکد بودن KR ممکن است مهمترین جنبه آن نباشد. 2 سوال را باید از خودتان بپرسید. آیا چیز جدیدی یاد گرفته‌اید؟ آیا اطلاعات ارزشمند بوده است؟ اگر جواب شما به این سوالات مثبت است بنابراین KR بدون هیچ پیشرفت قابل اندازه گیری، هدف خود را محقق کرده است. شاید شما KR ای انتخاب کرده‌اید که بسیار سخت اندازه گیری می‌شود یا شاید نمی‌تواند موفقیت هدف را نشان دهد. حتی اگر KR هیچ یادگیری ارزشمندی برای شما نداشت، شما در واقع در چیز دیگری موفق شده‌اید. همانطور که توماس ادیسون گفت “من شکست نخوردم، من 1000 روش پیدا کردم که کار نمی‌کنند.”
check-in در OKR بخش مهمی در اجرای روش اهداف و نتایج کلیدی است. مهم است که روش ساختارمندی برای اجرای check-in و OKR های خود داشته باشید.
منبع: https://weekdone.com/resources/articles/the-okr-weekly-check-in
