درس گرفتن از گذشته با ارزش است چون امکان درک عمیق تجربیاتمان را به ما میدهد. این امر به ما کمک میکند تا بینش لازم برای تصمیم گیری بهتر در آینده را به دست بیاوریم. با تأمل در موفقیت‌ها و شکست‌های گذشته، ما میتوانیم بفهمیم چه مواردی نتیجه خوبی به همراه داشته است و چه مواردی اینگونه نبوده اند. همچنین ما می توانیم استراتژی هایمان را در جهت بهبود عملکرد خود ارتقاء دهیم. این نکته ی مهمی در تجارت است، به عبارتی تجربیات گذشته می توانند از بهبودهای آینده خبر دهند.
بازنگری یک فرایند ارزشمند در جهت تفکر و تعمق در مورد اهداف و نتایج گذشته است که به شناسایی زمینه های بهبود و ارائه پیشنهاداتی در خصوص اقدامات آتی کمک می کند. در این مقاله ما در مورد فرایند بازنگری در چرخه ی OKR و ۱۰ سوال برتر که باعث پیشرفت ما در این حوزه می شود صحبت خواهیم کرد.
مرحله بازنگری در OKR (OKR Retrospective) چیست؟
بازنگری در OKR صرفاً یک فرآیند تجدید نظر ساده است که باید در پایان یک چرخه OKR که معمولاً فصلی است اتفاق بیافتد. هدف از بازنگری ارزیابی پیشرفتمان در دستیابی به اهدافمان است. در واقع بازنگری منجر به شناسایی زمینه های موفقیت، فرصت های بهبود و تعیین گام های بعدی برای چرخه OKR بعدی می شود.
در طول مدت بازنگری، تیم های درگیر در چرخه OKR، در مورد میزان پیشرفت در رسیدن به هر هدف و کارآمد بودن نتایج کلیدی مرتبط به آن هدف بحث و بررسی می کنند. آنها دلایل بالقوه موفقیت یا شکست و همچنین داده ها و معیارهای جمع آوری شده در طول چرخه OKR را تجزیه و تحلیل می کنند تا دریابند آیا به نتیجه ی مورد نظر دست یافته اند یا خیر؟ بر اساس این یافته ها، تیم ها می توانند تعیین کنند که چه اصلاح و تغییراتی مربوط به اهداف و نتایج کلیدی و روش های مورد استفاده در چرخه OKR بعدی مورد نیاز است. معمولاً جهت یافتن پاسخ هایی که به ارزیابی موفقیت یا شکست OKR ها کمک می کند، سؤالاتی مطرح میگردد از جمله: چرا به جلسات بازنگری okr نیاز داریم؟
در چرخه ی OKR بازنگری فوق العاده حائز اهمیت است، زیرا این چرخه یک فرآیند چابک و تکرارپذیر است که هر سه ماه یکبار اجرا می شود. جلسات بازنگری فصلی به تیم ها این امکان را میدهد تا عملکرد خود را ارزیابی کرده و مشکلات موجود را شناسایی کنند. با انجام این کار، تیم ها می توانند استراتژی های خود را تنظیم و تغییرات لازم را در زمان درست اعمال کنند، نه اینکه منتظر بمانند تا یک سال تمام شود.
توجه بازنگری فصلی فقط بر دستیابی به نتایج نهایی نیست، بلکه بر یادگیری و بهبود برای سه ماهه بعدی نیز تمرکز دارد. با تجزیه و تحلیل نتایج سه ماهه قبل، تیم ها می توانند علاوه بر برنامه ریزی برای سه ماهه بعدی، احتمال موفقیتشان را نیز پیش بینی کنند.
برگزاری جلسات بازنگری در OKR مزایای زیر را به همراه خواهد داشت.
الف – آگاهی کامل نسبت به چشم انداز و اولویت ها
مدیریت در پایان هر فصل جلساتی را با هر تیم برگزار می کند تا در مورد OKR سه ماهه قبلی بحث کنند و اولویت ها و چشم انداز مربوط به سه ماهه آینده را بروزرسانی کنند. این کار باعث میشود تا کارمندان بتوانند OKR های خود را مطابق با OKR های شرکت تنظیم کنند و از آنجایی که بازنگری فصلی یک دوره سه ماهه است، تغییر اولویت ها در جهت پاسخ به نیازهای سه ماهه آینده آسان می شود. روند بازنگری به تیم ها فرصت میدهد تا پیشرفتشان به سمت اهداف را ارزیابی کرده و براساس نتایج به دست آمده مواردی که نیاز به تلاش بیشتری دارند را مشخص کنند. این امر تخصیص موثر منابع و حرکت به سمت یک چشم انداز واحد را تضمین می کنند.
ب – شفافیت امور را به ارمغان می آورد
یک بازنگری موثر و کارآمد OKR بستری را برای اعضای تیم فراهم می کند تا به مشکلات و موضوعاتی که در سه ماهه قبل با آن مواجه بودند رسیدگی کنند. بر اساس این فرایند، کارمندان میتوانند اهداف خود را با هم تیمی های خود هماهنگ و تنطیم کنند که این امر منجر به بهبود پویایی تیم و موفقیت آنها در رسیدن به اهداف می شود. همچنین مشارکت کارکنان را تقویت می کند که منجر به افزایش بهره وری و رضایت شغلی می گردد.
ج – متمرکز ماندن بر OKR
مرور و بررسی میزان پیشرفت باعث میشود تا تیم ها مطمئن شوند که در مسیر دستیابی به اهداف خود قرار دارند و تمام تلاش‌هایشان همسو است. همچنین به تیم ها کمک می کند تا هرگونه حواس پرتی یا انحراف را شناسایی کرده و تلاش های خود را بر روی اهداف مهم متمرکز کنند. در نتیجه تیم ها زمان و منابع خود را برای کارهای بی اهمیت هدر نمی دهند.
د – مشاهده و بررسی شکست و درس آموزی از آن
از طریق فرآیند بازنگری، تیم ها می توانند موضوعات و زمینه هایی که در آن کوتاهی کرده اند را شناسایی کنند و دریابند که چرا شکست خورده اند. با درس گرفتن (درس آموزی) از این شکست ها، تیم ها می توانند استراتژی ها و تاکتیک های خود را تنظیم کنند. آنها همچنین می توانند کمبود و کاستی های مهارت یا دانش خود را مشخص کنند و روی برطرف کردن آنها برای بهبود عملکرد آینده خود کار کنند. همچنین این امر به پرورش فرهنگ نوآوری و بهبود مستمر کمک می کند. اعضای تیم می توانند درباره شکست های خود بحث کنند، از آنها درس بگیرند و از این دانش برای نوآوری و بهبود فرآیندهای خود استفاده کنند.
ذ – ارائه دادن زمینه های بهبود
فرآیند بازنگری تیم ها را قادر می سازد تا در مورد عملکرد خود تامل کنند. این امر باعث میشود تا میزان پیشرفت خود به سمت اهداف را ارزیابی کرده و زمینه هایی را که میتوانند ارتقاء دهند مشخص کنند. از نتایج مثبت این امر می توان به بهبود فرآیندها، تقویت ارتباطات، توسعه مهارت‌های جدید یا رفع موانع اشاره کرد.
چه عواملی باعث موفقیت یا شکست فرایند بازنگری میشود؟
اگر چه هدف از جلسه بازنگری نگاه کردن به گذشته و تأمل در آن است، اما شاخص های خاصی وجود دارد که موفق بودن جلسه ی بازنگری را تعیین میکنند.
چه زمانی فرایند بازنگری موفقیت آمیز(موفق) است؟
- اگر تیم در دستیابی به اهداف دوره قبل خود موفق بوده است
- اگر اعضای تیم بازخورد (نظرات و پیشنهاداتی) سازنده ارائه دهند و تیم از این بازخورد برای بهبود خود به خوبی استفاده کند
- اگر اعضای تیم در بحث های معقول و هدفمند شرکت کنند و بینش های ارزشمندی ارائه دهند.
- اگر تیم بتواند اقدامات خاصی که عملکرد آنها را بهبود می بخشد، مشخص کند و بشناسد.
- اگر اعضای تیم در اشتراک گذاری نظرات و ایده های خود احساس راحتی کنند، آنگاه می توانند برای بهبود عملکرد با یکدیگر همکاری کنند.
چه زمانی فرایند بازنگری موفقیت آمیز نیست (ناموفق است)؟
- بازنگری باید منجر به یک برنامه اجرایی واضح شود تا مراحلی را که شرکت برای بهبود عملکرد انجام خواهد داد، ترسیم و تشریح کند. اگر برنامه عملیاتی روشنی وجود نداشته باشد، نشانه آن است که بازنگری موفق نبوده است.
- موفقیت بازنگری در OKR با بهبود معیارهای کلیدی مانند درآمد یا رضایت مشتری سنجیده می شود. اگر هیچ بهبودی در این معیارها وجود نداشته باشد، نشانه آن است که بازنگری موفق نبوده است.
- اگر فرآیند بازنگری منجر به ارتباط و همکاری ضعیف بین اعضای تیم شود.
- اگر جلسه بازنگری باعث پویایی منفی تیم شود که کاهش بهره وری را به دنبال دارد.
ده سوال بازنگری و آنچه که ما با این سوالات به دست می آوریم:
۱- کدام یک از OKR ها طبق برنامه پیش رفته اند و کدام یک در معرض ریسک هستند؟
- این به ارزیابی پیشرفت در جهت دستیابی به اهداف تعیین شده در چرخه قبلی کمک می کند.
- با تجزیه و تحلیل پیشرفت هر OKR، هر تیم میتواند شرایطی را که در آنها برتری دارند شناسایی کند.
- آنها می توانند مواردی که نیاز به بهبود دارند را مشخص کرده و اقدامات مورد نیاز را اولویت بندی کنند.
۲- موانع موجود برای OKR های در معرض ریسک چیست؟
- این پرسش به شناسایی موانع یا چالش هایی که تیم را از دستیابی به اهدافش باز می دارد کمک می کند.
- با شناختن موانع، تیم ها می توانند تدابیری برای کاهش آنها بیاندیشند.
- همچنین تیم ها را قادر می سازد تا به مسیر دستیابی به اهداف خود برگردند.
۳- کدام طرح و برنامه ها موفق نشدند و چرا؟
- این مورد به ارزیابی اثربخشی تصمیمات گرفته شده برای دستیابی به OKR کمک می کند.
- این سوال تیم را تشویق می کند تا در مورد طرح ها و تصمیمات فکر کنند و موفقیت یا شکست آنها را تجزیه و تحلیل کنند.
- این اطلاعات به جلوگیری از اشتباهات مشابه در آینده و توسعه استراتژی های موثرتر کمک می کند.
۴- آیا OKR تغییر در فرهنگ و پویایی ما را به همراه دارد؟
- این سؤال به ارزیابی تأثیر OKR ها بر روی فرهنگ و پویایی شرکت کمک می کند.
- تیم ها می توانند تعیین کنند که آیا اجرای OKR ها منجر به تغییرات مثبتی در فرهنگ و پویایی تیم شده است یا خیر.
۵- آیا ما نتایج خود را به دقت اندازه گیری کرده ایم؟
- این مورد به ارزیابی اثربخش بودن روش‌های اندازه‌گیری و ردیابی مورد استفاده در سنجش میزان پیشرفت کمک میکند.
۶- بزرگترین چالش هر تیم چه بوده است؟
- این به شناسایی برجسته ترین موانع یا چالش هایی که تیم با آن روبرو است کمک می کند.
- این کار باعث میشود که تیم بر روی حیاتی ترین مسائل تمرکز کند و گام های پیشگیرانه ای برای غلبه بر آنها بر دارد.
- همچنین حس وحدت و اهداف مشترک را تقویت می کند.
۷- بزرگترین عامل اتلاف وقت در هر هفته چه می باشد؟
- این گزینه به شناسایی فعالیت‌ها یا وظایفی که مقدارغیر معقولی از زمان تیم را هدر میدهد کمک میکند.
- همچنین می توانند فرآیندها را برای چابک و ساده تر کردن وظایف و کاهش ناکارآمدی ها بهبود بخشند.
۸- به عنوان یک تیم، آیا کاری وجود دارد که باید شروع و یا متوقف کنیم؟
- این به شناسایی رفتارها، فرآیندها یا فعالیت هایی که تیم ها باید شروع کنند یا پایان دهند کمک میکند.
- این مورد بهبود تیم ها و سازگاری آنها با شرایط و چالش ها را تضمین میکند.
۹- از نظر استراتژی و اهداف، چه مواردی کمترین وضوح و شفافیت را برای ما دارد؟
- این به شناسایی سؤالاتی که اعضای تیم در مورد استراتژی و اهداف تیم دارند کمک می کند.
- اعضای تیم ها می توانند کمبود ها و کاستی های ارتباطی را شناسایی کنند و مطمئن باشند که همه استراتژی و اهداف تیم را درک می کنند.
۱۰- چگونه میشود بهتر از تیم ها حمایت کرد؟
- این امر باعث شناخت مواردی میشود که اعضای تیم برای دستیابی به اهداف خود، به حمایت یا منابع اضافی نیاز داشته باشند.
- اعضای تیم می توانند نگرانی ها یا چالش های خود را با همکاران خود در میان بگذارند و رهبران تیم با راهنمایی آنها می تواند این نگرانی ها را رفع نماید.
- این می تواند موجب اعتماد و تقویت روابط اعضا شود.
نتیجه (برداشت نهایی)
انجام یک بازنگری OKR بخشی اساسی از فرآیند OKR است. این امر باعث میشود تا تیم ها بتوانند پیشرفت خود را در جهت دستیابی به اهدافشان ارزیابی کنند. با پرسیدن سوالات درست در طول دوره بازنگری، می توانید زمینه های قدرت و بهبود را شناسایی کنید.
۱۰سوال بازنگری OKR که در این اینجا مورد بحث قرار گرفت به شما کمک می کند تا در مورد عملکرد خود در گذشته فکر کنید. این سوالات به عنوان نقطه شروع شما را قادر می سازد تا بحث‌های سازنده‌تری داشته باشید و اقداماتی را ارائه کنید که به طور موثرتر شما را در رسیدن به اهدافتان یاری میدهند.
منبع: https://www.peoplebox.ai/blog/okr-retrospective
