چگونه جلسات هفتگی Check-in را برای OKR برگزار کنیم (دستورجلسه + چارچوب)
چرا بیشتر اهداف تعیین شده فراموش می شوند؟ ما در اجرای منظم و روتین اهداف شکست می خوریم. در این مقاله می خواهیم اولین اصل موفقیت در OKR را با شما به اشتراک بگذاریم. ما آن را جلسات Check-in هفتگی OKR می نامیم. زمانی که برای اولین بار این پیشنهاد را برای دیگران مطرح می کنیم، اکثر افراد فکر می کنند که هفتگی برگزار کردن این جلسات خیلی زیاد است. اما اینطور نیست و ما باید عادتهای خود را تغییر دهیم..
اگر از دستور جلسات check-in این مقاله برای OKR پیروی نمایید و به چهار سوال ساده پاسخ دهید، تیم شما از اینکه چگونه تاکنون بدون استفاده از این رویکرد کار کرده است متعجب خواهد شد. ابتدا اجازه دهید به این موضوع بپردازیم که چرا این کار اینقدر خوب است.
ما همه این موضوع را تجربه کردیم که اهداف سالانه خود را خیلی سریع و تنها با گذشت چند هفته و یا حتی یک ماه، بعد از تعیین آن، فراموش کرده ایم. جادوی OKR نگه داشتن یک انگشت در نزدیک ضربان نبض است. این جمله خیلی جالب است و در ذهن خود نگه دارید.
تصور کنید که شما در اقیانوس شنا می کنید و می خواهید به مکان خود در ساحل بازگردید. در محل کار نیز ما گرفتار حرکات سریع در مسیری می شویم که فکر می کنیم درست است، بدون آنکه از بالا نگاه کنیم و ببینیم که آیا در مسیر درست هستیم یا نه.
جلسات check-in هفتگی به ما فرصتی برای درک میزان پیشرفت و تمرکز مجدد بر روی اولویت های هفته پیش رو می دهند. این گونه است که جلسات check-in هفتگی بحثهای ریشه ای در مورد پیشرفت را به دنبال دارند. ما باید پیشرفت های واقعی حاصل شده را کاملا واضح و شفاف بدانیم و از میزان احتمال دستیابی به هر نتیجه کلیدی آگاه باشیم. ما احتمال موفقیت را با نمرات قابل اطمینان در OKR اندازه گیری می کنیم. داشتن جلسات هفتگی در مورد جایی که پیشرفت نمی کنیم و کارهایی که نیاز داریم که انجام دهیم، مسئولیت پذیری و تعهد را افزایش می‌دهد.
چگونه امتیاز بدهیم؟
می توانید امتیاز را به تنهایی و با استفاده از ابزار نظرسنجی برای جمع آوری پاسخ های خود یا زمانی که در جلسه تیمی هستید ارائه بدهید. می توانید هر نتیجه کلیدی را با استفاده از مقیاسی که مناسب تیم شماست امتیاز بدهید. برخی از افراد امتیازدهی را با سه نمره میزان اعتماد بالا، متوسط و پایین می دهند. برخی دیگر از مقیاس 10-0 استفاده می کنند. هرچند ممکن است بخش کلیدی بحث در یک تیم در موارد زیر باشد:
- ناهماهنگی: در امتیاز در کجا قرار داریم و چه چیزی باعث می شود سطوح اعتماد متفاوتی داشته باشیم. قانون سرانگشتی این است که براساس کمترین امتیاز اعتماد عمل کنیم مگر اینکه تیم موافقت نماید که امتیاز بالاتری را بدهد.
- تصحیح دوره: به عنوان یک تیم به این توافق برسیم که چه اقدامی باید صورت گیرد تا پیشرفت فعلی در OKR برای رسیدن به سطوح بالاتری از اعتماد اصلاح شود.
ساده ترین راه برای انجام این کار پاسخ دادن به سوالات زیر برای هر نتیجه کلیدی است:
- امتیاز چقدر است؟
- در هفته گذشته چه پیشرفتی در مورد این نتیجه کلیدی حاصل شده است؟
- برای پیشرفت این نتیجه کلیدی در هفته آینده باید بر روی چه چیزی تمرکز نمود؟
- اصلی ترین مانعی که منجر به کند شدن یا توقف پیشرفت در نتیجه کلیدی می شود چیست؟
همانطور که تصور می شد اگر بیش از یک یا دو OKR داشته باشیم، بحث عمیق در مورد پیشرفت نتایج کلیدی بسیار سخت خواهد شد. به همین دلیل است که ما از شما می خواهیم در هر تیم بیش از یک OKR نداشته باشید.
تاثیر هفتگی جلسات Check-in در OKR:
برای تیم اجرایی و تیم های عملیاتی بسیار مهم است که به طور مداوم بر روی اجرا و عملیات متمرکز بمانند. این باید شامل بررسی معیارهای سلامت، بررسی چگونگی پیشرفت ما به سمت اهدافمان و حل مشکلات به عنوان یک تیم باشد.
هدف جلسه: جلسه Check-in برای OKR یک جلسه برای بررسی میزان پیشرفت OKR، کشف موانع و شناسایی اولویت ها برای هفته آینده است. وقتی این کار توسط تیم اجرایی به خوبی انجام شود، بدین معناست که اولویت های استراتژیک در تمام سطح کسب و کار به صورت یکپارچه اجرا شده است.
زمان: 30 تا 90 دقیقه
چه کسی حضور دارد؟ اعضای تیم (در صورت نیاز گاهی سایر اعضا به ویژه تیم اجرایی)
دستور کار جلسه اثربخش هفتگی و Check-in برای OKR:
دستور کار زیر را پیاده سازی کنید. هدف حرکت سریع و قرار دادن مهمترین موضوعات بحث در پایان بخش است.
- شروع (Kick-off): نکات برجسته و موفقیت های اخیر را برای 5 دقیقه به اشتراک بگذارید.
- بررسی معیارهای سلامت: این موضوع را برای 10 دقیقه به بحث بگذارید.
- OKR Check-in : امتیاز اعتماد OKR را بررسی نموده و در مورد اولویت های هفته پیش رو بحث کنید. ما سوالات زیر را برای هر یک از نتایج کلیدی پاسخ داده و ظرف 15 دقیقه هر چیزی که نیاز به بحث داشته باشد را اولویت بندی سپس در مورد آن صحبت می کنیم.
- امتیاز چقدر است؟
- در هفته گذشته چه پیشرفتی در مورد این نتیجه کلیدی حاصل شده است؟
- برای پیشرفت این نتیجه کلیدی در هفته آینده باید بر روی چه چیزی تمرکز نمود؟
- اصلی ترین مانعی که منجر به کند شدن یا توقف پیشرفت در نتیجه کلیدی می شود چیست؟
- راند حذفی (Knock-out round): در 5 دقیقه هر نتیجه کلیدی دیگری که توسط OKR یا اقدامات هفته های قبل پوشش داده نشده است را مطرح کنید.
- اولویت‌بندی، بحث و اجرا: موضوعات اصلی برآمده از جلسه تاکنون را اولویت بندی نموده و تاجایی که مورد نیاز است در مدت 30 دقیقه در آن عمیق شده و برای رسیدن به پیشرفت بحث کنید.
- Wrap: اقدامات، تصمیمات و تعاملات ارتباطی لازم را در 5 دقیقه اتخاذ و ثبت نمایید.
مراحل بعدی: چالش های استراتژیک را برای برنامه ریزی سه ماهه یا جلسه استراتژیک کنار بگذارید. از همه مهمتر، هر چیزی که ممکن است بر روی چرخه OKR بعدی شما اثر بگذارد را یادداشت نمایید.
دانلود قالبی برای جلسات Check-in هفتگی OKR:
به راحتی می توانید از عکس زیر در اکسل استفاده کنید ولی فایل پاورپوینت آن با پسوند Pptx از اینجا قابل دانلود است.
تیم های محصول و تحویل:
خب، اگر شما تیم اجرایی نباشید و خیلی نتوان با عدد و رقم کار شما را بطور دقیق اندازه گرفت چطور؟
بله من صدای شما را می شنوم! این موضوع برای شما چگونه صدق می کند؟
مدیران محصول برتر می دانند که چگونه توسعه های محصول را تجزیه نموده و بشکنند. این توسعه ها تکه های کوچکی هستند که محصولاتی را با تمرکز بر موارد زیر ارائه می کنند:
- قابلیت: حل مشکل خاصی که مشتری دارد. (مثلا مشتری زمان کمی دارد و باید به سرعت بررسی کند.)
- تمرکز: مشکل را برای یک شخصیت یا نوع مشتری به خوبی حل می کند (مثلا مشتریانی که یک محصول را در خرید با کارت اعتباری خرید را انجام می دهند.)
هنگام کار بر روی این نقاط و قابلیت های تمرکز مشتریان کوچکتر، بهتر است OKR خود را به اجزای کوچکتری تقسیم (تفکیک) نمایید. این کار حداکثر تمرکز را ایجاد می کند و به شما امکان مشاهده پیشرفت را می دهد. بنابراین، اگر به عنوان مثال یک نتیجه کلیدی برای تسریع پرداخت به مشتری دارید، پس هدف کوتاه مدت را با تمرکز بر ایجاد اندکی پیشرفت در این مورد تعیین نمایید. مانند بهبود سرعت برای مشتریان ثبت نام شده ای که شماره کارت اعتباری خود را برای پرداخت هزینه یک کالا در پروفایل خود ذخیره کرده اند.
این تمرکز شما را در تست و یادگیری از آزمایش های هدفمند برای تسریع در تایید ایده ها توانمند می سازد و پیشرفت را در OKR خود مشاهده خواهید نمود. اگر مشاهده شد که اعداد در جهت درست حرکت می کنند می توانیم از آن برای هدایت و تعیین امتیاز اعتماد بهره گرفت. بهترین کار برای انجام این کار، بهره گیری از هماهنگی موجود در تیم شماست.
اگر از اسکرام استفاده می کنید معمولاً شما از قبل برنامه اقدامات را هر هفته یا دو هفته یکبار در برنامه ریزی اسپرینت قرار می‌دهید. این بخش عالی در جلسه Check-in مربوط به OKR شماست. در این مورد لازم نیست این کار را به صورت هفتگی انجام دهید فقط مطمئن شوید که اسپرینت های شما کمتر از دو هفته است.
برای داشتن یک تصویر کامل از نحوه کنار هم قرار دادن Scrum و OKR به این مثال توجه کنید:
این بخشی از یک مجموعه چند قسمتی است که به بررسی تاثیر هماهنگی بالا بر روی یک کسب و کار می پردازد و یک نبض متمرکز برای عملیات تجاری شما ایجاد می کند که شامل موارد زیر است: (در این بخش انواع جلسات روزانه، هفتگی، ماهانه و فصلی معرفی شده است.)
1. تنظیم OKRهای فصلی (Quarterly OKR Setting): مرور، یادگیری، تنظیم
نحوه عملکرد سه ماه قبل را در مورد اهداف خود مرور کنید. با اجرای یک حرکت گذشته نگر (Retrospective) با تمرکز بر نحوه کار خود، یاد بگیرید که چه چیزی به خوبی پیش رفته است و چه کارهایی را دوست دارید دفعه آینده به صورت متفاوتی انجام دهید. در انتها با استفاده از OKR خود تمرکز شفافی را برای دوره سه ماهه پیش رو تعیین کنید.
2. بحث استراتژیک ماهانه (Monthly Strategic Discussion):
اکنون زمان بررسی عمیق موضوعات استراتژیک بدون فشار زمانی و حواس پرتی مسائل اجرایی است.
3. جلسه اثربخش هفتگی (Weekly Impact Meeting):
تمرکز بر روی سلامت کسب و کار و اولویت های کلیدی اجرای استراتژی ها قرار گیرد.
4. جلسات Check-in روزانه (Daily check-in):
با شفافیت در تمرکز فوری و همکاری در چالش ها، همسویی و انطباق پایدار شرکت تضمین می شود.
