آنگلا مرکل و OKR در سال ۲۰۲۱ با یک پرسش ساده به هم پیوند خوردند: «OKR یعنی چه؟» این سؤال، نقطه شروع خوبی برای مدیرانی است که می‌خواهند بدانند اهداف و نتایج کلیدی چگونه به تمرکز تیم و سنجش پیشرفت کمک می‌کنند. پاسخ کوتاه این است: OKR چارچوبی برای تعیین یک هدف روشن و تعریف نتایج قابل‌اندازه‌گیریِ لازم برای رسیدن به آن است.
در این مقاله، ابتدا ماجرای پرسش مرکل را مرور می‌کنیم و سپس با یک مثال کسب‌وکاری، تفاوت هدف، نتیجه کلیدی و اقدام را توضیح می‌دهیم. اگر به دنبال آموزش جامع این چارچوب هستید، راهنمای کامل OKR چیست را هم بخوانید.
ماجرای آنگلا مرکل و OKR از کجا شروع شد؟
به گزارش Perdoo، در اول ژوئیه ۲۰۲۱، آنگلا مرکل، صدراعظم وقت آلمان، در مراسم مجازی معرفی برنامه «سازندگان فردا» یا Makers of Tomorrow شرکت کرد؛ برنامه‌ای آموزشی با محور کارآفرینی. در گفت‌وگو، اوله تیلمان، مجری رویداد، از اوا ماریا ماینن، مدیرعامل مشترک PlusDental، درباره حفظ تمرکز در میان فرصت‌های رشد پرسید.
ماینن در پاسخ به استفاده از OKR اشاره کرد. مرکل پرسید: «Was heißt OKR?»؛ یعنی «OKR به چه معناست؟» این روایت در مقاله Perdoo درباره پرسش مرکل آمده است. پرسیدن معنای یک اصطلاح، به‌تنهایی نشان‌دهنده پذیرش آن یا اجرای رسمی OKR در دولت آلمان نیست.
درس مدیریتی این اتفاق را می‌توان چنین بیان کرد: پیش از استفاده از یک ابزار، باید مطمئن شویم اعضای تیم معنای مشترکی از آن دارند. اگر یک مدیر و همکارانش برداشت متفاوتی از «هدف» یا «نتیجه» داشته باشند، حتی یک فرم مرتب هم مشکل هماهنگی را حل نمی‌کند.
پاسخ به پرسش مرکل: OKR به چه معناست؟
OKR مخفف Objectives and Key Results و معادل «اهداف و نتایج کلیدی» است. هدف توضیح می‌دهد چه تغییری می‌خواهیم ایجاد کنیم و نتایج کلیدی مشخص می‌کنند از کجا بفهمیم به آن تغییر نزدیک شده‌ایم. برای نمونه، «بهبود تجربه مشتری» یک جهت کلی است؛ کاهش زمان پاسخ‌گویی یا افزایش رضایت مشتری می‌تواند شاهدی برای پیشرفت در همان جهت باشد.
در تعریف OKR دو جزء اصلی داریم: هدف و نتایج کلیدی. اقدامات و پروژه‌ها نیز برای اجرای آن لازم‌اند، اما باید جدا از نتایج نوشته شوند. راهنمای تعریف OKR در What Matters نیز ساختار هدف و نتایج کلیدی را توضیح می‌دهد.
هدف یا Objective: چه تغییری می‌خواهیم؟
هدف باید جهت حرکت را روشن کند و برای تیم قابل‌فهم باشد. پیشنهاد عملی ما این است که هنگام نوشتن هدف، به جای فهرست‌کردن کارها، وضعیتی را توصیف کنید که می‌خواهید در پایان دوره به وجود آمده باشد. برای مثال «تجربه شروع استفاده از محصول را ساده و قابل‌اعتماد کنیم» از «چند جلسه با مشتری برگزار کنیم» تصویر روشن‌تری از مقصد می‌دهد.
نتیجه کلیدی یا Key Result: موفقیت را چگونه می‌سنجیم؟
نتیجه کلیدی باید قابل‌اندازه‌گیری و قابل‌بررسی باشد. در یک نتیجه کمی، شاخص، مقدار اولیه، مقدار هدف و موعد سنجش را مشخص کنید. برای نمونه: «تا پایان فصل، نرخ تکمیل ثبت‌نام را از ۴۵٪ به ۶۵٪ برسانیم.» همچنین روشن کنید داده از کدام گزارش استخراج می‌شود و چه کسی مسئول پیگیری آن است.
نکته مهم، سنجش اثر کار است. «برگزاری سه جلسه» تعداد یک فعالیت را می‌شمارد؛ «کاهش زمان حل مسئله مشتری» تغییری را نشان می‌دهد که آن فعالیت قرار است ایجاد کند. برای توضیح بیشتر، راهنمای نوشتن نتیجه کلیدی در What Matters را ببینید.
اقدام یا Initiative: برای رسیدن به نتیجه چه می‌کنیم؟
اقدام، کاری است که برای اثرگذاشتن بر یک نتیجه انجام می‌دهیم: بازطراحی فرم، اصلاح راهنمای محصول یا آموزش تیم پشتیبانی. ممکن است اقدام را کامل انجام بدهیم و نتیجه دلخواه حاصل نشود. در این حالت، باید فرضیه و روش اجرا را بازبینی کنیم؛ کامل‌شدن پروژه، به‌تنهایی شاهد موفقیت هدف نیست.
یک مثال عملی برای فهم OKR
فرض کنید یک شرکت نرم‌افزاری می‌خواهد کاربران جدید، زودتر ارزش محصول را تجربه کنند. نمونه زیر آموزشی است و اعداد آن فرضی‌اند؛ این مثال گزارشی از عملکرد PlusDental یا دولت آلمان نیست. در اجرای واقعی، مقدار هدف باید با داده‌های گذشته، ظرفیت تیم و شرایط کسب‌وکار انتخاب شود.
هدف فصل: شروع استفاده از محصول را برای مشتریان جدید ساده و مؤثر کنیم.
- نتیجه کلیدی اول: نرخ تکمیل ثبت‌نام کاربران جدید را تا پایان فصل از ۴۵٪ به ۶۵٪ افزایش دهیم.
- نتیجه کلیدی دوم: میانه زمان رسیدن کاربر به اولین استفاده موفق را از ۵ روز به ۲ روز کاهش دهیم.
- نتیجه کلیدی سوم: سهم کاربران جدیدی را که در هفته اول حداقل یک استفاده موفق دارند، از ۳۰٪ به ۵۰٪ برسانیم.
«استفاده موفق» باید تعریف مشخصی داشته باشد؛ مثلاً ثبت اولین هدف و یک نتیجه کلیدی در محصول. دوره سنجش و گروه کاربران مورد بررسی نیز باید ثابت باشند تا تغییر عدد ناشی از عوض‌شدن تعریف شاخص نباشد.
اقدامات پیشنهادی: کوتاه‌کردن فرم ثبت‌نام، ساخت راهنمای شروع سریع و آزمایش دو نسخه از صفحه خوشامدگویی. تیم می‌تواند هر هفته بررسی کند کدام اقدام به بهبود شاخص‌ها کمک کرده است. اگر شاخص تغییر نکند، قدم بعدی تحقیق درباره مانع کاربر و اصلاح اقدام خواهد بود.
در نمونه‌های OKR فروش می‌توانید کاربرد همین منطق را برای اهداف یک تیم فروش بررسی کنید.
OKR چگونه به تمرکز و اجرای استراتژی کمک می‌کند؟
در روایت آنگلا مرکل و OKR، موضوع اصلی حفظ تمرکز بود. برای یک تیم، مسئله معمولاً کمبود ایده نیست؛ انتخاب از میان ایده‌هاست. پیشنهاد ما این است که برای هر پروژه تازه بپرسید: «این کار قرار است کدام نتیجه کلیدی را بهتر کند؟» اگر پاسخ روشنی وجود ندارد، اولویت پروژه نیاز به بررسی دارد.
نوشتن هدف مشترک می‌تواند گفت‌وگو درباره اولویت‌ها را روشن‌تر کند. برای مثال، تیم محصول و تیم پشتیبانی ممکن است هر دو بر کاهش زمان شروع استفاده از محصول اثر بگذارند؛ تعریف یک نتیجه مشترک، زمینه هماهنگی میان آن‌ها را فراهم می‌کند.
بااین‌حال، OKR جای استراتژی، منابع یا تصمیم‌گیری مدیریتی را نمی‌گیرد و موفقیت یا نوآوری را تضمین نمی‌کند. برای استفاده عملی، باید مسئول پیگیری، منبع داده و زمان مرور پیشرفت مشخص باشد. یک پیشنهاد برای شروع، جلسه کوتاه هفتگی است: چه چیزی تغییر کرده، چه مانعی وجود دارد و کدام اقدام را باید اصلاح کنیم؟
۴ اشتباه رایج هنگام نوشتن اولین OKR
- نوشتن کار به جای نتیجه: «راه‌اندازی صفحه راهنما» را از نتیجه‌ای مانند «کاهش درخواست‌های تکراری پشتیبانی» جدا کنید.
- انتخاب عدد بدون مبنا: پیش از تعیین مقدار هدف، مقدار فعلی شاخص و روش محاسبه آن را بررسی کنید.
- زیادکردن اولویت‌ها: برای یک اجرای آزمایشی، یک هدف مهم و چند نتیجه مرتبط انتخاب کنید تا پیگیری آن عملی باشد.
- ثبت هدف و رهاکردن آن: از ابتدا مشخص کنید چه کسی، با چه داده‌ای و در چه زمانی پیشرفت را مرور می‌کند.
برای شناخت خطاهای دیگر، مقاله خطاهای رایج در پیاده‌سازی OKR را بخوانید.
پرسش‌های متداول درباره آنگلا مرکل و OKR
آیا آنگلا مرکل OKR را در دولت آلمان اجرا کرد؟
روایت مورد اشاره فقط پرسش او درباره معنای OKR را گزارش می‌کند. از این اتفاق نمی‌توان نتیجه گرفت که مرکل آن را پذیرفت یا دولت آلمان برنامه‌ای رسمی برای اجرای آن داشت.
آیا اقدامات، جزء سوم OKR هستند؟
اجزای اصلی OKR هدف و نتایج کلیدی‌اند. اقدامات، برنامه اجرای شما برای اثرگذاشتن بر نتایج هستند و بهتر است جدا نوشته و پیگیری شوند.
آیا هر عددی می‌تواند نتیجه کلیدی باشد؟
عدد باید شاهدی مرتبط با موفقیت هدف باشد. شمارش کارهای انجام‌شده ممکن است برای مدیریت پروژه مفید باشد، اما همیشه نشان نمی‌دهد وضعیت موردنظر بهتر شده است.
برای شروع به نرم‌افزار OKR نیاز داریم؟
برای یک اجرای آزمایشی کوچک، می‌توانید هدف، نتایج، مسئولان و داده‌ها را در یک فایل مشترک ثبت کنید. هنگام افزایش تعداد تیم‌ها، نرم‌افزار OKR می‌تواند به نظم پیگیری کمک کند؛ انتخاب ابزار را پس از روشن‌کردن روش کار انجام دهید.
از یک پرسش ساده به یک هدف روشن برسیم
پرسش مرکل یادآور ارزش روشن‌کردن مفاهیم پیش از استفاده از آن‌هاست. برای نوشتن اولین OKR خود، یک تغییر مهم را انتخاب کنید، شواهد قابل‌اندازه‌گیریِ موفقیت را بنویسید و بعد برای رسیدن به آن‌ها اقدام طراحی کنید. در مرور پیشرفت، همواره بپرسید: «اثر کارمان چه بوده است؟»
منبع روایت: Angela Merkel asks: What does OKR mean?، نوشته Zahra Currimbhoy، منتشرشده در ۲۳ ژوئیه ۲۰۲۱ در Perdoo. توضیحات اجرایی و مثال کسب‌وکاری این مقاله برای مخاطب OKRcoach بازنویسی و تکمیل شده‌اند.
اعتبار تصویر: پرتره آنگلا مرکل در کلن، ژوئن ۲۰۱۹؛ تصویر مربوط به مراسم سال ۲۰۲۱ نیست. © Raimond Spekking / CC BY-SA 4.0، از Wikimedia Commons. نسخه با اندازه کوچک‌تر برای وب استفاده شده است.
