آموزش نرم افزار OKR: نرم افزار OKRcoach (نسخه رایگان)

قبل از شروع آموزش نرم افزار OKR ، یادآور می شود آنچه آموزش داده می شود مربوط به نسخه رایگان است و امکانات تکمیلی در نسخه استاندارد موجود است. جهت آشنایی با امکانات نسخه استاندارد به اینجا کلیک کنید.

قبل از شروع آموزش نرم افزار OKR در مورد روشهای فعلی شرکتهای ایرانی بیشتر بدانیم. معمولا برای مدیریت چرخه OKRها از نرم افزار اکسل استفاده می‌شود، این کار در ابتدا جذاب است ولی بعد از مدتی متوجه خواهید شد که امکان رهگیری اطلاعات مرتبط با اهداف و نتایج کلیدی در دوره های زمانی قبلی به راحتی قابل استفاده نیست، بر همین اساس و برای کمک به کسب و کارهای ایرانی، نسخه رایگان نرم افزار OKR با نام تجاری نرم افزار OKRcoach که شامل بخشی از ویژگیهای نرم افزار نسخه استاندارد است، منتشر شد. این نسخه از نرم افزار برای اجرا نیاز به نصب نرم افزار Access 2016 به بالا (از مجموعه نرم افزارهای Office) دارد. توجه داشته باشید به احتمال زیاد این نرم افزار همراه نرم افزارهای word و Excel روی سیستم شما نصب شده است. حال به آموزش نرم افزار OKR بپردازیم. در تصویر زیر، صفحه اول و بخشهای فعال نرم افزار را مشاهده می کنید، در ادامه کارکرد هر بخش را آموزش می دهیم.

قبل شروع آموزش نرم افزار OKR، ابتدا به نصب آن بپردازیم. بعد از دریافت فایل نرم افزار، با اجرای فایل داده شده به صفحه ورود خواهید رفت، در صفحه ورود از نام کاربری OKRcoach که از لیست قابل انتخاب است، استفاده از کرده و رمز عبور را 123 وارد کرده و Enter کنید. دقت کنید این نام کاربری بصورت پیش فرض در نرم افزار قرار داده شده است و قابل تغییر است، همچنین در ادامه خواهید دید که می توان به تعداد دلخواه نام کاربری ایجاد کرد.

حال می توانید وارد نرم افزار شوید و به صفحه اصلی خواهید رفت. حال به بررسی امکانات نسخه رایگان نرم افزار OKRcoach می پردازیم.

در بخش اطلاعات پایه اهداف و نتایج کلیدی، روی دکمه “ایجاد دوره های زمانی” کلیک کنید. در نرم افزار OKRcoach می توانید به تعداد دلخواه دوره زمانی با طول دلخواه ایجاد کنید، توجه داشته باشید که در نرم افزار OKR عرضه شده شما می‌توانید به تعداد دلخواه، دوره زمانی با طول متفاوت ایجاد کنید، برای مثال دوره زمانی با طول یک هفته، یک ماه، سه ماه، شش ماه یا یک سال و… ایجاد کنید. به فرم زیر نگاه کنید:

سعی کنید نام مناسبی برای دوره زمانی انتخاب کنید، برای مثال فصل زمستان سال 1401 را با 140Q4 نامگذاری کنید، بعد از نامگذاری طبق شکل زیر، باید شروع و انتهای چرخه را مشخص کنید. با دوبار کلیک روی هر کدام از زمانهای شروع و پایان می توانید از تقویم شمسی استفاده کرده و به راحتی تاریخ موردنظر خود را انتخاب کنید:

در ادامه به شکل زیر یک چرخه را مشخص کرده ایم:

حال از اینجا به بعد برای تعریف اهداف و نتایج کلیدی سطح کسب و کار (شرکت) و یا تیمها باید طبق شکل زیر دوره زمانی را انتخاب کنید.

در بخش اطلاعات پایه اهداف و نتایج کلیدی، روی دکمه “تعریف تیمها” کلیک کنید. در این نرم افزار OKrcoach دو سطح از OKR قابل تعریف است، سطح شرکت و سطح تیم، اما کدام تیم؟ در این بخش تیمهای موردنظر را تعریف می کنیم:

همانطور که در شکل فوق مشاهده می کنید سه تیم محصول، تولید و پشتیبانی تعریف شده است. از این پس برای تعریف اهداف و نتایج کلیدی سطح تیم دقت کنید که حتما مانند شکل زیر باید تیم مورد نظر خود را انتخاب کنید:

همانطور که در ابتدای توضیحات مشاهده شد، یک نام کاربری پیش فرض در نرم افزار با نام OKRcoach و رمز عبور 123 موجود است، با کلیک روی دکمه “تعریف کاربران نرم افزار” در بخش اطلاعات پایه اهداف و نتایج کلیدی می توانید کاربران بیشتری تعریف کنید. دقت کنید دو سطح Admin و User وجود دارد.

• سطح Admin دسترسی کامل به نرم افزار دارد و می تواند اطلاعات پایه، اهداف و نتایج کلیدی سطح کسب و کار (شرکت) و تیمها را تنظیم کند
• اما سطح User تنها دسترسی به تعریف اهداف و نتایج کلیدی تیمها و نه کسب و کار را دارد.

در شکل زیر نمونه تعریف کاربری به نام “علی اسدی” با رمز عبور دلخواه و سطح دسترسی User قابل مشاهده است، بخشهای دیگر این فرم در این نسخه قابل استفاده نیست.

تا اینجا اطلاعات پایه نرم افزار تعریف شده است و از این پس باید اهداف و نتایج کلیدی شرکت و کسب و کار را مشخص کنیم.

ابتدا دوره زمانی مورد نظر خود را انتخاب کنید، سپس از بخش اهداف و نتایج کلیدی سطح شرکت روی دکمه “تعریف اهداف” کلیک کنید. مانند شکل زیر می توانید به تعداد دلخواه هدف تعیین کنید.

در ادامه برای هر هدف شرکتی می توانید نتایج کلیدی مشخص کنید، در بخش اهداف و نتایج کلیدی شرکت، روی دکمه “تعریف نتایج کلیدی” کلیک کنید. به شکل زیر نگاه کنید:

در شکل فوق با کلیک روی هر هدف می توانید نتیجه کلیدی مرتبط را وارد کنید. برای مثال برای هدف شماره 2، نتایج کلیدی به شکل زیر وارد شده است:

در مرحله آخر اهداف و نتایج کلیدی سطح تیم را مشخص خواهیم کرد. ابتدا تیم موردنظر را انتخاب کنید:

فرض کنید قصد داریم اهداف و نتایج کلیدی “تیم تولید” را تعیین کنیم.

در نرم افزار OKR ابتدا باید هدف تیم را مشخص کنیم، الزاما هر هدف تیم باید همراستا با یکی از اهداف کسب و کار باشد، همچنین می توانید نتیجه کلیدی کسب و کار هم برای همسویی انتخاب کنید اما الزامی در این زمینه وجود ندارد.

به شکل زیر دقت کنید، اهداف تیم مشخص شده است، همچنین تمامی اهداف همسو با هدفی در سطح کسب و کار هستند:

• هدف اول تیم تولید همسو با “هدف 2” سطح شرکت است.
• هدف دوم تیم تولید همسو با “هدف 3” سطح شرکت است.
• هدف سوم تیم تولید نیز همسو با “هدف 2” سطح شرکت است.
• هدف چهارم تیم تولید همسو با “هدف 1” سطح شرکت است و بطور مشخص مرتبط با “نتیجه کلیدی شماره 4 هدف شماره 1” سطح شرکت است.

مطابق شکل زیر نتیجه کلیدی هر هدف تیم را مشخص می کنیم:

در پایان به 4 بخش مشخص شده روی شکل دقت کنید:

در پایان آموزش نرم افزار OKR، یادآور می شود آنچه آموزش داده شد مربوط به نسخه رایگان است و امکانات تکمیلی در نسخه استاندارد موجود است. جهت آشنایی با امکانات نسخه استاندارد به اینجا کلیک کنید.

برای کسب دانش بیشتر در مورد OKR همواره می توانید به مجله OKR که نوشته های مربیان مجموعه OKRcoach است مراجعه بفرمایید:

در قدم اول حتما “مقاله OKR چیست؟” را مطالعه بفرمایید.