OKR چیست و چگونه عمل می کند؟

برای استفاده از قابلیتهای روش OKR باید بدانیم OKR چیست و چگونه عمل می کند؟

یک شرکت موفق باید اهداف خود را بصورت شفاف مشخص کند و تلاش کند عملکرد خود را به نوعی تنظیم کند تا به این اهداف برسد، اما معمولا تنها این اهداف در اسناد مربوط به هیئت مدیره ها وجود دارد و سعی می شود بصورت بالا به پایین به بدنه شرکت تزریق شود که در عملم معمولا ناموفق است (بعدا در مورد روش MBO صحبت خواهیم کرد.)

در روش OKR باید پاسخ دو سوال را بدهیم:

• اول: قصد داریم به کجا برسیم و مقصد کجاست؟
• دوم: چگونه متوجه می شویم که به این مقصد رسیده ایم؟

OKR یا بصورت مشخص تر Objective & Key Results است و به معنای اهداف و نتایج کلیدی است. در این روش، آنچه که قبلا هدف نامیده می شد که به بخش تفکیک می شود:

• اهداف که معمولا (و نه لزوما) کیفی است. (Objective)
• نتایج کلیدی که معمولا (و نه لزوما) کمی هستند. (Key Results)

قبل از اینکه متوجه شویم واقعا OKR چیست، اولین موضوعی که باید به آن رسیدگی کرد، تاریخچه پیدایش OKR است:

• اولین بار توسط اندی گروو (Andy Grove)، مدیرعامل شرکت اینتل (intel) این روش ابداع شد.
• اندی بر مبنای روش MBO به این روش رسید و نام آن را نیز iMBO یعنی مدیریت بر مبنای اهداف اینتل نامگذاری کرد اما بعد به روش OKR تغییر نام داد.
• یک تصور اشتباه وجود دارد که از روش OKR تنها در صنعت فناوری اطلاعات استفاده می شود، در حالی که اینطور نیست و شرکتهایی مانند سیرز و والمارت، تارگت (Target)، گاردین، Dun and Bradstreet و ING Bank نیز از این روش برای مدیریت عملکرد خود استفاده می کنند.
• شرکتها و سازمانهای بزرگ مانند اینتل، اوراکل، گوگل، توییتر، اوبر، لینکدین و… از روش OKR برای مدیریت عملکرد خود در راستای رسیدن به اهدافشان استفاده می کنند. جالب است بدانیم OKR چیست و چگونه عمل می کند.

تاریخچه OKR به سالهای بسیار دور بر می گردد و به نوعی ریشه آن را می توان در سال 1954 یافت کرد. پیتر دراکر در سال 1954 روش MBO و مفهوم مدیریت بر اساس اهداف را ابداع کرد. در این روش اهدافی از بالا به پایین به بدنه سازمان اعلام شده و تحت نظارت و ارزیابی قرار گرفته و در نهایت پاداش عملکرد پرداخت می شود. جالب است بدانیم هنوز هم بسیاری از شرکتهای ایرانی همین روش را در پی گرفته اند. در سال 1968 در اینتل روش iMBO را ابداع کرد و بر اساس آنچه از MBO آموخته بود این روش را بهبود داد.

در سال 1974 جان دوئر به اینتل پیوست و شروع به یادگیری از اندی گرو کرد. وی کتاب بسیار مفیدی در این زمینه چاپ کرده است به نام “مهم ها را بسنجید (Measure what matters)” در این کتاب او در قالب خاطراتی به بررسی نکات کلیدی روش OKR پرداخته است. این کتاب ترجمه فارسی خوبی دارد که نشر نوین آن را منتشر کرده است. مترجم نیز آقای هادی بهمنی است و کتاب با عنوان “مهم ها را بسنجید” چاپ شده است.

همانطور که گفتیم در سال 1999 جان دوئر، روش OKR را به اعضای گوگل معرفی کرد و در ارائه خود OKR چیست را بطور کامل برای اعضاء شفاف کرد. جالب است بدانیم که حدوداً 19 سال بعد لری پیج (Larry Page) مدیرعامل Alphabet و هم‌بنیان‌گذار Google در مورد کتاب OKR جان دوئر (Measure what matters) که در سال 2018 چاپ شد (عکس زیر)، گفت:

• ای کاش این کتاب را 19 سال پیش هنگام تاسیس گوگل داشتم.
• تعیین OKR فرایند ساده‌ای است که به پیشرفت انواع سازمان کمک می‌کند. در این سالها موفق شده‌ایم اصلاحات متناسب با شرایط سازمان خود را روی این فرایند پیاده کنیم. کافی است OKR را همچون طرحی کلی درنظر بگیرید و سپس براساس خواسته‌های سازمان، اصلاحات لازم را روی آن پیاده کنید.
• OKR می تواند دید رهبر را نسبت به سازمان توسعه دهد، می‌تواند موجب به تعویق افتادن برخی برنامه ها شود. برای مثال می توانید به چنین پرسشهایی بیاندیشید: چرا کاربران نتوانند بلافاصله ویدئوهای خود را روی یوتیوب بارگذاری کنند؟ مگر این هدف مهمتر از فلان برنامه نیست که قرار است در سه ماهه آتی اجرا شود؟
• OKRها عامل رشد خارق‌العاده گوگل بوده‌اند. تعریف آنها نقش مهمی در تحقق ماموریت متهورانه گوگل، یعنی سازماندهی اطلاعات دنیا داشته است.
• OKRها به من و سایر اعضای کمپانی کمک کرده‌اند تا همیشه مهمترین مسائل را در اولویت قرار دهیم و به موقع به آنها رسیدگی کنیم. بنابراین دوست دارم دیگران هم از این ابزار اطلاع داشته باشند.

در مدل او کی آر، راهکارهایی برای تعریف و پیگیری اهداف و ارزیابی نتایج آن‌‌ها معمولاً به صورت فصلی (۳‌ماهه) و سالانه وجود دارد.

اما هیچ محدودیتی وجود ندارد و می تواند OKR هفتگی یا ماهانه تعریف شود و بستگی به کسب و کار و شرایط آن دارد.

هدف: متنوع سازی درآمد شرکت به طور خاص از محل محصولات جدید

نتایج کلیدی:

1. افزایش سهم محصولات جدید از 10% به 20%
2. فروش محصولات جدید به 170 مشتری قدیم
3. افزایش سرانه خرید محصولات جدید از 1.2 به 3 برای تمامی مشتریان
4. ارائه محصول خاص ویژه صنعت فولاد تا پایان اسفند ماه و جذب 2 مشتری

همانطور که ملاحظه می شود هدف ارائه شده به نوعی مقصد شرکت در یک بازه زمانی مشخص مثلا سه ماهه را نشان می دهد و تمامی نتایج کلیدی ارائه شده با این فرض مشخص شده است که در صورت تحقق این نتایج، در واقع هدف تعیین شده محقق شده است.

1. بهبود وضعیت ارتباطات: درک OKRها و پذیرش و استفاده از آنها آسان است و تمامی اعضا سازمان از مدیر تا کارشناس درک مناسبی از اهداف سازمان و نحوه رسیدن به آن خواهند داشت.
2. چابکی: چرخه های مکرر که معمولا بصورت سه ماهه است، چابکی و آمادگی برای تغییر را تقویت می کنند.
3. تمرکز: تضمین می کنند که همه می دانند چه چیزی از اهمیت بیشتری برخوردار است.
4. شفافیت: شفاف سازی اهداف قابل اندازه گیری، همسویی بین تیمها را افزایش می دهد.
5. مشارکت: اکثر OKRها از پایین به بالا توسعه می یابند در نتیجه تیمها مالک اهدافشان هستند.
6. بهبود نحوه طرزفکر سازمان: تفکر ما را در مورد آنچه ممکن است گسترش دهیم بهبود می دهد و ما را به سمت طرزفکر رشد می برد.

OKR شامل ۳ تا ۵ هدف با بالاترین اولویت برای هر دوره است که هر کدام از این اهداف می تواند دارای ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی باشد. البته هیچ الزمانی به رعایت این اعداد نیست فقط فراموش نکنید تعداد اهداف هر چقدر بیشتر باشد به معنی هدف نداشتن است! زیرا اگر سعی کنید روی همه چیز تمرکز کنید، روی هیچ چیز تمرکز نخواهید کرد.

در ادامه چند کتاب عالی در زمینه OKR به شما معرفی می کنیم:

1. کتاب مهم ها را بسنجید جان دوئر در سایت آمازون (لینک معرفی)
2. کتاب تمرکز رادیکال خانم کریستینا وودکه (لینک معرفی)
3. کتاب اهداف و نتایج کلیدی لامورتی در سایت آمازون (لینک معرفی)