OKR چیست و چگونه عمل می کند؟

برای استفاده از قابلیتهای روش OKR باید بدانیم OKR چیست و چگونه عمل می کند؟

تقریباً دیگر بدیهی شده است که یک شرکت موفق باید اهداف خود را بصورت شفاف مشخص کند و تلاش کند عملکرد خود را به نوعی تنظیم کند تا به این اهداف برسد، اما چگونه این کار انجام شود؟

• متاسفانه معمولا تنها این اهداف در اسناد سالیانه شرکتها وجود دارد و در جایی در شرکت در حال خاک خوردن است.
• متاسفانه خواسته یا ناخواسته بصورت بالا به پایین به تنظیم و به بدنه شرکت تزریق شود که در عمل هم معمولا ناموفق است (بعدا در مورد روش MBO صحبت خواهیم کرد.)
• متاسفانه به جای تمرکز روی مسائل مهم، سعی می شود روی همه چیز تمرکز شود.
• متاسفانه تحقق اهداف به مسائل مالی از جمله جبران خدمات و پاداشها و کارانه ها مرتبط است.
• متاسفانه افراد در عمل ریسک گریز هستند و علاقه ای به تعیین اهداف با ریسک بالا یا حتی منطقی ندارند.

روش OKR آمده است تا این مشکلات را حل کند، در روش OKR که باید به دو سوال ساده پاسخ دهیم:

• اول: قصد داریم به کجا برسیم و مقصد کجاست؟ (این بخش همان هدف یا objective است و با O نمایش داده می شود.)
• دوم: چگونه متوجه می شویم که به این مقصد رسیده ایم؟ (این بخش همان نتیجه کلیدی یا Key result هست و با KR نمایش داده می شود.)

روش OKR یا بصورت مشخص تر Objective and Key Results به معنای روش اهداف و نتایج کلیدی است. در این روش، آنچه که در گذشته هدف نامیده می شد به دو بخش تفکیک می شود:

1. اهداف که معمولا (و نه لزوما) کیفی است. (Objective)
2. نتایج کلیدی که معمولا (و نه لزوما) کمی هستند. (Key Results)

قبل از اینکه به دقیقتر به مثالها و نمونه OKR بپردازیم و دقیقاً بدانیم OKR چیست، بهتر است تاریخچه پیدایش OKR را بررسی کنیم. تاریخچه OKR به سالهای بسیار دور بر می گردد و به نوعی ریشه آن را می توان در سال 1954 یافت کرد. پیتر دراکر در سال 1954 روش MBO و مفهوم مدیریت بر اساس اهداف را ابداع کرد. در این روش اهدافی از بالا به پایین به بدنه سازمان اعلام شده و تحت نظارت و ارزیابی قرار گرفته و در نهایت پاداش عملکرد پرداخت می شود. جالب است بدانیم هنوز هم بسیاری از شرکتهای ایرانی همین روش را در پیش گرفته اند. روش OKR برای اولین بار توسط اندی گروو (Andy Grove)، مدیرعامل شرکت اینتل (intel) ابداع شد. البته وی در سال 1968 در اینتل روش iMBO را ابداع کرد و بر اساس آنچه از MBO آموخته بود این روش را بهبود داد و بعدها این روش به OKR تغییر نام داد.

در سال 1974 جان دوئر به اینتل پیوست و شروع به یادگیری از اندی گرو کرد. وی کتاب بسیار مفیدی در این زمینه چاپ کرده است به نام “مهم ها را بسنجید (Measure what matters)” در این کتاب او در قالب خاطراتی به بررسی نکات کلیدی روش OKR پرداخته است. این کتاب ترجمه فارسی خوبی دارد که نشر نوین آن را منتشر کرده است. مترجم نیز آقای هادی بهمنی است و کتاب با عنوان “مهم ها را بسنجید” چاپ شده است.

از شخصی نام بردیم که تاثیر قابل توجهی در توسعه روش OKR داشته است، آقای جان دوئر، حقیقت این است که ایشان در سال 1999، روش OKR را به اعضای گوگل معرفی کرد و در ارائه خود OKR چیست را بطور کامل برای اعضاء شفاف کرد. جالب است بدانیم که حدوداً 19 سال بعد لری پیج (Larry Page) مدیرعامل Alphabet و هم‌بنیان‌گذار Google در مورد کتاب OKR جان دوئر (Measure what matters) که در سال 2018 چاپ شد (عکس بالا)، گفت:

• ای کاش این کتاب را 19 سال پیش هنگام تاسیس گوگل داشتم.
• تعیین OKR فرایند ساده‌ای است که به پیشرفت انواع سازمان کمک می‌کند. در این سالها موفق شده‌ایم اصلاحات متناسب با شرایط سازمان خود را روی این فرایند پیاده کنیم. کافی است OKR را همچون طرحی کلی درنظر بگیرید و سپس براساس خواسته‌های سازمان، اصلاحات لازم را روی آن پیاده کنید.
• OKR می تواند دید رهبر را نسبت به سازمان توسعه دهد، می‌تواند موجب به تعویق افتادن برخی برنامه ها شود. برای مثال می توانید به چنین پرسشهایی بیاندیشید: چرا کاربران نتوانند بلافاصله ویدئوهای خود را روی یوتیوب بارگذاری کنند؟ مگر این هدف مهمتر از فلان برنامه نیست که قرار است در سه ماهه آتی اجرا شود؟
• OKRها عامل رشد خارق‌العاده گوگل بوده‌اند. تعریف آنها نقش مهمی در تحقق ماموریت متهورانه گوگل، یعنی سازماندهی اطلاعات دنیا داشته است.
• OKRها به من و سایر اعضای کمپانی کمک کرده‌اند تا همیشه مهمترین مسائل را در اولویت قرار دهیم و به موقع به آنها رسیدگی کنیم. بنابراین دوست دارم دیگران هم از این ابزار اطلاع داشته باشند.

یک تصور اشتباه وجود دارد که از روش OKR تنها در صنعت فناوری اطلاعات استفاده می شود، در حالی که اینطور نیست و شرکتهایی مانند سیرز و والمارت، تارگت (Target)، گاردین، Dun and Bradstreet و ING Bank نیز از این روش برای مدیریت عملکرد خود استفاده می کنند. شاید دلیل اصلی این تصور غلط این است که شرکتهای زیادی در حوزه فناوری اطلاعات از OKR استفاده می کنند، در واقع شرکتها و سازمانهای بزرگ مانند اینتل، اوراکل، گوگل، توییتر، اوبر، لینکدین و… از روش OKR برای مدیریت عملکرد خود در راستای رسیدن به اهدافشان استفاده می کنند. با ارائه چند مثال قصد داریم بیشتر بدانیم OKR چیست و چگونه عمل می کند.

در مدل او کی آر، هیچ محدودیتی برای تعیین بازه زمانی هر دوره OKR وجود ندارد و عملا هر شرکتی به فراخور وضعیت کسب و کار خود می تواند بازه دلخواهی را تنظیم نماید، اما اگر بخواهیم به شرکتهای ایرانی پیشنهاد کنیم که از کجا شروع کنند حتما پیشنهاد ما تعیین دوره های سه ماهه است. در واقع دوره های سه ماهه رایج ترین بازه زمانی تعیین OKR در ایران و دنیا است ولی محدودیتی برای تعیین OKRهای سالانه، ماهیانه، هفنگی و… نیست.

هدف: متنوع سازی درآمد شرکت به طور خاص از محل محصولات جدید

نتایج کلیدی:

1. افزایش سهم محصولات جدید از 10% به 20%
2. فروش محصولات جدید به 170 مشتری قدیم
3. افزایش سرانه خرید محصولات جدید از 1.2 به 3 برای تمامی مشتریان
4. ارائه محصول خاص ویژه صنعت فولاد تا پایان اسفند ماه و جذب 2 مشتری

همانطور که ملاحظه می شود هدف ارائه شده به نوعی مقصد شرکت در یک بازه زمانی مشخص مثلا سه ماهه را نشان می دهد و تمامی نتایج کلیدی ارائه شده با این فرض مشخص شده است که در صورت تحقق این نتایج، در واقع هدف تعیین شده محقق شده است.

برای بررسی مثالهای بیشتر پیشنهاد می کنیم مقاله نمونه OKR تیمهای منابع انسانی و مقاله مثال OKR تیم فروش و همچنین مقاله مثال OKR تیم تولید محتوا را مطالعه بفرمایید.

تعیین اهداف و نتایج کلیدی به شکل موثر معمولا یک چالش است، فرض کنید هدف شرکت، افزایش معنی دار آگاهی برند است، حال چه نتایج کلیدی تعیین کنیم؟ به جدول زیر نگاه کنید، بنظر نتایج کلیدی خوبی بیان شده اما وقتی دو ستون یا یکدیگر مقایسه شوند متوجه خوب و بد بودن آنها می شویم.

OKR شامل ۳ تا ۵ هدف با بالاترین اولویت برای هر دوره است که هر کدام از این اهداف می تواند دارای ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی باشد. البته هیچ الزامی به رعایت این اعداد نیست فقط فراموش نکنید تعداد اهداف هر چقدر بیشتر باشد به معنی هدف نداشتن است! زیرا اگر سعی کنید روی همه چیز تمرکز کنید، روی هیچ چیز تمرکز نخواهید کرد.

برای آشنایی با چند کتاب عالی در زمینه OKR به صفحه معرفی کتاب سایت OKRcoach مراجعه بفرمایید.

در صورت اجرای درست روش OKR مزیتهای زیر به مرور خود را نشان خواهند داد:

1. بهبود وضعیت ارتباطات: از آنجا که درک OKRها و پذیرش و استفاده از آنها آسان است، تمامی اعضا سازمان از مدیر تا کارشناس درک مناسبی از اهداف سازمان و نحوه رسیدن به آن خواهند داشت و به زبان جدیدی تسلط خواهند یافت.
2. چابکی: چرخه های مکرر که معمولا بصورت سه ماهه است، چابکی و آمادگی برای تغییر را تقویت می کنند.
3. تمرکز: تضمین می کنند که همه می دانند چه چیزی از اهمیت بیشتری برخوردار است.
4. شفافیت: شفاف سازی اهداف قابل اندازه گیری، همسویی بین تیمها را افزایش می دهد.
5. مشارکت: اکثر OKRها از پایین به بالا توسعه می یابند در نتیجه تیمها مالک اهدافشان هستند.
6. بهبود نحوه طرزفکر سازمان: تفکر ما را در مورد آنچه ممکن است اتفاق بیافتد و موجب این اتفاق شویم، بهبود می دهد و ما را به سمت طرزفکر رشد می برد. (اگر علاقمند به یادگیری انواع طرزفکر و آشنایی با تاثیر آن روی OKR دارید، مقاله طرزفکر چیست را مطالعه بفرمایید.)